Tehokkaan ja menestyvän johtajan löytäminen, joka ei osaa hallita aikansa ja työntekijänsä oikein, on vähän kuin yksisarvisen löytäminen. Et tule, koska niitä ei ole olemassa. Kaikille annetaan yhtä monta tuntia päivässä tehtävien suorittamiseen, jotka tarvitsevat heidän huomionsa. Se, miten aiot käyttää aikaa, päättää lopulta, onnistutko suorittamaan nuo tehtävät.

Olitpa ensimmäistä kertaa johtaja tai tarvitset vain vähän täydennyskurssia, oikeaan ajanhallintataitoon oppiminen ja soveltaminen menevät pitkälle urasi menestyksessä.

Ennen kuin ryhdymme perehtymään johtajien tehokkaisiin ajanhallintataitoihin, keskustellaan miksi ja mitä ajankäytön suhteen. Ajanhallinta on yksinkertaisesti tapa järjestää, kuinka vuorokauden 24 tuntia voidaan parhaiten käyttää henkilökohtaisten ja ammatillisten tehtävien suorittamiseen.

Yhdysvaltain presidentin Dwight Eisenhowerin kehittämä Eisenhower Matrix jakoi ajanhallinnan neljään ryhmään:^[1]

Tee ensin, aikataulu, delegoi ja älä tee.

Kaikki ajanhallintataidot kuuluvat jonnekin tähän matriisiin. Oppiminen jakamaan aika ja tehtävät tehokkaasti antaa sinun saavuttaa tavoitteet ja johtaa tiimiäsi menettämättä järkevyyttäsi.

1. Osaa suunnitella tavoitteet oikein

Benjamin Franklin sanoi kerran,

Jos et onnistu suunnittelemaan, aiot epäonnistua.

Perustajaisä iski todella naulan päähän, ja oppiminen kuinka suunnitella tiimisi tavoitteet oikein on avainasemassa. Tavoitteiden osalta sinun tulisi asettaa päivittäiset, viikoittaiset, kuukausittaiset ja jopa vuosittaiset tavoitteet, jotka voidaan jakaa hallittaviin tehtäviin.

Esimerkiksi, jos sinulla on tavoite lisätä liikennettä yrityksen verkkosivustolle 10 prosenttia vuoden aikana, sinun on asetettava mitattavat virstanpylväät viikoittain, kuukausittain ja kuuden kuukauden rajan kohdalla, jotta tavoite pysyy tiellä .

Tutustu näihin oppaisiin lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden asettamiseksi:

• Lyhytaikaisten tavoitteiden asettaminen menestyvälle ja hyvin täyttävälle elämälle
• Varma tapa asettaa pitkän aikavälin tavoitteita ja saavuttaa menestys

2. Hyvä viestintä tekee maailmasta eroa

Hyvä viestintä voi luoda tai rikkoa minkä tahansa suhteen - henkilökohtaisen tai liikesuhteen - ja kun johtaja kamppailee ajanhallinnan kanssa, viestintä kärsii usein. Kuitenkin, jos johtaja vie aikaa kuunnella ja kommunikoida selkeästi tiiminsä ja asiakkaidensa kanssa, se voi vaikuttaa yrityksen menestykseen.

Muista kommunikoida säännöllisesti tiimisi jäsenten kanssa varmistaaksesi, että he työskentelevät kohti selkeästi määriteltyjä virstanpylväitä. Johtaja, joka kommunikoi selvästi ja säännöllisesti asiakkaiden kanssa, kasvattaa myös todennäköisemmin heidän liiketoimintaansa. Varmista, että hyödynnät aikasi parhaalla mahdollisella tavalla huomaavaisella viestinnällä.

Opi 7 tapaa varmistaa tehokas viestintä työssä .

3. Hyvä organisaatio on avain

Vahva organisaatio, johon kuuluu sekä siirrettyjä tehtäviä että todellinen työtila, on ratkaisevan tärkeää johtajien tehokkaan ajanhallinnan kannalta. Jos tiimisi on järjestäytynyt ja ihmisillä on epäselvää, mitkä tehtävät heidän lautasellaan ovat tai kenen puoleen heidän pitäisi kääntyä saadakseen apua, kaikki asetetut tavoitteet kärsivät.

Hyvä viestintä ja hyvä organisaatio kulkevat käsi kädessä aikansa hyödyntämiseksi.Mainonta

Työtilan organisoinnin osalta, jos haluat pitää makuuhuoneesi sotkuisena kotona, se on sinun tehtäväsi, mutta sotkuisuudella ei ole sijaa yrityksessä. Jokainen minuutti, jonka etsit väärin sijoitettua tiedostoa, on hukkaan kulunut minuutti, joka olisi voitu käyttää paremmin.

Miksi et katsoisi näitä 15 parasta järjestämisvinkkiä toimisto-organisaatioon ja parempaan tekemiseen ?

4. Tehokas delegointi on kaikkea

Tehokas valtuuskunta auttaa asettamaan tiimisi jäsenet toimimaan itsevarmasti ja tehokkaasti. Johtajana on sinun vastuullasi arvioida, kuka henkilökunnastasi sopii parhaiten mihin tehtävään ja osoittaa siihen liittyvät vastuut. Johtamatta jättäminen ja tehtävien siirtäminen tuhlaa vain sinun ja tiimisi jäsenten aikaa.

Siirtämällä huolellisesti erilaisia ​​tehtäviä ja varmistamalla, että henkilökunnallasi on kaikki tarvittavat tehtävien suorittamiseksi, tiimin jäsenet tarvitsevat vähemmän työtäsi.

Opi delegointitaide tästä oppaasta: Työn tehokas siirtäminen (Johtajien lopullinen opas)

5. Aikata oikea tehtävät oikeaan aikaan

Jos rakennat autoa, et aloita yrittämällä asentaa äänijärjestelmää ennen kuin runko oli paikallaan, vai mitä?

Eisenhower-matriisin ensimmäinen lohko on Tee ensin, mikä tarkoittaa, että päätät, mitkä keskeiset tehtävät sinun on pudotettava, ennen kuin siirryt seuraavaan asiaan. Nämä voivat olla pieniä asioita, kuten vastaaminen pomosi kyselyyn tai ne voivat olla suurempia, kuten uuden sosiaalisen median strategian viimeistely.

Tarkoitus on, että opit priorisoimaan jokaisen päivän tärkeimmät tehtävät, kuinka kauan sinun on suoritettava ne ja milloin ne tulisi käsitellä.Mainonta

Tässä on tekniikka, jonka avulla voit priorisoida tehtävät: Kuinka priorisoida oikea 10 minuutissa ja työskennellä 10 kertaa nopeammin

6. Opi tunnistamaan moniajo-ansat

Jokaisella on useita asioita, jotka heidän on tehtävä, mutta kun yritämme jongleerata kaikkia näitä asioita kerralla, jotkut joutuvat osumaan lattiaan. On aivan liian helppoa aloittaa yhden tehtävän tekeminen ja siirtyä sitten sähköpostiosoitteeseesi, koska puhelimellasi on ping. Tämä on kauheaa keskittymisesi rikkomiselle ja vain pakottaa aivosi pelaamaan kiinniottoa.

Sen sijaan varaa päivän tietyt aikalohkot tarkistaa ja vastata sähköposteihin. Keskittymällä yhteen tehtävään kerrallaan saat työn päätökseen nopeammin ja kiinnität sille aivosi täyden huomion.

Kokeile näitä 9 vinkkiä moniajoiden hallintaan, jotka parantavat tuottavuutta.

7. Opi priorisoimaan paitsi aikaasi, mutta auta työntekijöitä asettamaan priorisoimaan omat

Voisimme ajatella, että omistamme vahvat kahdeksan tuntia päivässä työpaikkojen ydintehtäviin, mutta tutkimus osoittaa, että emme yleensä ole näin.^[2]Voit auttaa tiimiäsi hyödyntämään aikansa (ja sinun) tekemällä ajoittain aikatarkastuksen. Varat yhden päivän, jossa henkilökuntasi seuraa, mitä he tekevät ja kuinka kauan he viettävät sen tekemistä.

Varmista, että olet selvä, että tämän harjoituksen on tarkoitus auttaa työntekijöitä pitkällä aikavälillä, eikä se ole keino kitkeä köyhiä työntekijöitä. Toivottavasti riittävän tiedon avulla sinä ja tiimisi pystytte paremmin selvittämään, mikä toimii ja miten vältetään viiveet tai keskeytykset.

9. Ulkonäköjen pysyminen voi viedä pitkälle

Aivan kuten merimiehet odottavat kapteenilta ohjausta myrskyssä, työntekijöiden on tunnettava, että hoidat aikasi hyvin. Jos joka kerta, kun työntekijäsi lähestyvät sinua, olet hämmentynyt ja kiire, he todennäköisemmin pidättyvät tulemasta sinulle tärkeistä asioista.

Saattaa olla satunnainen päivä, jolloin yrität pitää kaikki yhdessä, mutta ajanhallintapelin päällä olevan johtajan ulkonäön pitäminen voi todella auttaa vaikuttamaan muihin hallitsemaan aikansa myös tehokkaasti.Mainonta

10. Tiedä mitä tehdä, kun levy on liian täynnä

Pieni paine ja määräaika voivat olla voimakas motivaattori, kun on kyse alamäestä ja asioiden suorittamisesta. Jos huomaat, että pakollisten töiden luettelosi pidentyy hieman liian pitkäksi, se voi olla osoitus kahdesta asiasta:

Yksi mahdollisuus on, että et hallitse aikaasi niin tehokkaasti kuin voisit olla. Jos näin on, palaa alkuun ja tarkista.

Parimmalla managerilla on kuitenkin rajoituksensa, ja päivässä on vain niin monta minuuttia. Hyvä johtaja ei yritä tehdä kaikkia tehtäviä, jotka tulevat omalla tavallaan. He osaavat käyttää henkilöstöään parhaiten tavoitteiden saavuttamisen varmistamiseksi ja tietävät, milloin heidän työmääränsä on riittävä.

11. Ymmärrä 80/20 sääntö

Pareto-periaatteen tai paremmin tunnetun 80/20-säännön mukaan 80 prosenttia tuloksista tulee vain 20 prosentista toiminnoista. Loput 20 prosenttia tuloksista tulee ... arvasit, 80 prosenttia toiminnoista.

Mitä tämä kaikki vaikuttaa tehokkaan johtajan ajanhallintaan, on pakko tehdä, ei tekosyitä, prioriteetit saattavat olla vain 20 prosenttia työstäsi, mutta ne tuottavat suurimmat tulokset. Loput 80 prosenttia tehtävistä voidaan todennäköisesti siirtää tiimisi henkilöstölle.

12. Älä pelkää pitää taukoa tarvittaessa

Jos työskentelet kuten tavarajuna joka sekunnin päivä ilman, että otat muutaman minuutin taaksepäin ja hengität, kohtaat palovamman. Burnout on ovela ajanhallinnan tappaja, joka hiipii ylös, kun yrität varmistaa, ettei yksikään minuutti jää työhön. Tuloksena on, että sinulla on pian vähemmän energiaa ja keskittymistä, ja lopulta työsi voi viedä henkistä mielenterveyttäsi.

Seisokkien aikatauluttaminen itsellesi on tärkeää. Kannusta työntekijöitäsi pitämään taukoja äläkä unohda ottaa niitä itse. Muutama tauko koko työpäivän ajan voi viedä paljon askelta oikeaan ajattelutapaan, jotta saat kaiken irti ajastasi.

Lopulliset ajatukset

On helppo tarttua yrityksen päivittäiseen toimintaan ja löytää itsellesi epäterveellisiä tapoja johtajana. Keskity rakentamaan tämän artikkelin suosituksia ja viettää aikaa tiimisi vahvistamiseen. Sen lisäksi, että yleinen tuottavuus paranee, löydät itsestäsi nopeasti tähtien ja kunnioitettavan johtajan.Mainonta

Lisätietoja työn tuottavuudesta

• Kuinka olla tuottava työssä: 9 perussääntöä
• 50 tapaa lisätä tuottavuutta ja saavuttaa enemmän lyhyessä ajassa
• Kuinka tuottavuuskaava voi motivoida työntekijöitä työskentelemään tehokkaasti

Esitelty valokuvahyvitys: Proxyclick Visitor Management System osoitteessa unsplash.com

Viite