15 PARASTA JÄRJESTÄMISVINKKIÄ TOIMISTO-ORGANISAATIOON JA PAREMPAAN TEKEMISEEN

Saatat ajatella, että sinulla ei ole aikaa toimisto-organisaatioon, mutta jos todella tietäisit, kuinka paljon aikaa tämä epäjärjestys maksoi, harkitsisit sitä uudelleen.

Paalujen järjestämistä ja siirtämistä ei toisinaan lasketa. Ei myöskään tyhjennä työpöytääsi, jos pyyhkäiset sotku roskiin tai pöytälaatikkoon.

Suhteellisen siisti ja järjestetty toimistotila raivaa tien korkeampaan tuottavuuteen ja vähemmän hukkaan menevään aikaan.

Toimistosi järjestämisen ei tarvitse kestää päiviä, se voidaan tehdä vähän kerrallaan. Itse asiassa järjestäytyneen toimiston ylläpito on paljon tehokkaampaa, jos kohtelet sitä käynnissä olevana projektina massiivisen hyökkäyksen sijaan.

Joten jos olet valmis aloittamaan, seuraavat järjestelyvihjeet auttavat sinua muuttamaan toimistosi tehokkaaksi työtilaksi.

1. Puhdista toimisto

Poista sotku, tyhjennä, silppuaa, päästä eroon kaikesta, mitä et tarvitse tai halua. Katso ympärillesi. Mitä et ole käyttänyt vähään aikaan?

Ota yksi alue kerrallaan. Jos se ei toimi, lähetä se korjattavaksi tai heitä se. Jos et ole käyttänyt sitä kuukausia etkä voi ajatella, milloin tarvitset sitä, se menee. Tämä koskee huonekaluja, laitteita, tarvikkeita jne.Mainonta

Älä unohda niputuksia, kasveja (aitoja tai keinotekoisia) ja koristeita - jos ne ovat pölyn peitossa ja tekevät toimistostasi nuhjuisen, ne ovat reilu peli.

2. Kerää ja jaa uudelleen

Kerää kaikki tavarat, jotka eivät ole siellä, missä ne kuuluvat, ja laita ne sinne, missä ne ovat.

3. Määritä työalueet

Päätä, minkä tyyppistä toimintaa tapahtuu toimiston kullakin alueella. Sinulla on todennäköisesti päätyötila (todennäköisesti työpöytäsi) viite-alue (arkistokaappi, hyllyt, sidontalaitteet) ja syöttöalue (kaappi, hyllyt tai laatikot).

Aseta sopivat välineet ja tarvikkeet sijoitetaan oikealle alueelle niin paljon kuin mahdollista.

4. Sulje läheisyys

Sijoita eniten käyttämäsi laitteet ja tarvikkeet ulottuvillesi. Harvoin käyttämäsi asiat voidaan tallentaa tai laittaa pois.

5. Hanki hyvä etiketti

Valitse tarrojen valmistaja, jonka käyttö on helppoa. Käytä aikaa etikettien, roskakorien, koreja vetävien laatikoiden merkitsemiseen. Paitsi että se muistuttaa sinua asioiden menemisestä, se auttaa myös muita, joilla voi olla tarvetta löytää, käyttää tai laittaa pois mitään työtilastasi.

6. Päivitä arkistointijärjestelmäsi

Kun siirrymme täysin digitaaliseen aikakauteen, tarve tallentaa paperitiedostoja on vähentynyt.Mainonta

Mitä voi tallentaa digitaalisesti? Kopioitko tiedostoja? Saatat pystyä poistamaan joitain aiemmin käyttämiäsi tiedostoja ja kansioita. Jos tallennat tiedostoja tietokoneellesi, varmista, että varmuuskopioit säännöllisesti.

Tässä on joitain säilytysideoita sujuvan arkistointijärjestelmän luomiseksi:

Luo kokouskansio - Laita sinne kaikki keskusteltavat asiat yhdessä luovutettavien asioiden, annettavien raporttien jne. Kanssa. Se auttaa sinua valmistautumaan kokouksiin ja säästää stressiä jopa kokouksen siirtyessä ylöspäin .
Luo WOR-kansio - Niin paljon sotkuisia papereitamme ovat asioita, jotka ovat odotustilassa, kunnes joku muu vastaa tai toimii. Corral ne WOR (Waiting on Response) -kansioon. Tarkista se muutaman päivän välein, jos tarvitset jatkotoimia.
Säilytyslaatikot - Käytä halpoja säilytyslaatikoita arkistoitujen tiedostojen säilyttämiseen ja poistamiseen nykyisestä tiedostotilasta.
Aikakauslehdet - Käytä aikakauslehtipakkauksia tai -sidoksia aikakauslehtien ja luetteloiden säilyttämiseen. Varmista, että tarvitset niitä todellakin viitteeksi tai tutkimukseksi, kierrätä muuten tai luovuta.
Luetaan kansiota - Määritä tiedosto painetuille artikkeleille ja asiakirjoille, jotka haluat lukea ja jotka eivät ole kiireellisiä.
Arkistoi tiedostot - Kun projekti on valmis, laita kaikki materiaalit yhteen ja viilaa ne. Pidä käynnissä olevien projektien työkansiot.
Tiedosto viikoittain - Älä anna arkistosi kasaantua. Aseta paperisi To File -kansioon ja arkistoi kaikki kerran viikossa.

Lue lisää vinkkejä tiedostojen järjestämisestä täältä: Kuinka järjestellä tiedostosi tuottavuuden parantamiseksi

7. Tyhjennä työpöytäsi

Poista kaikki, puhdista se huolellisesti ja aseta takaisin vain päivittäiseen käyttöön välttämättömät esineet.

Jos sinulla on vaikeuksia kiertää tavaraa, tämä Declutter-kaava auttaa sinua heittämään tavaraa katumatta myöhemmin.

8. Järjestä työpöytäsi

Nyt kun olet virtaviivaistanut työpöydän, se on hyvä järjestää.

Järjestä työpöydän kohteet työpöydän järjestäjien tai konttien avulla. Käytä lokeroita paperille, astioita pienille esineille.Mainonta

Älä unohda tietokoneen työpöytää! Varmista, että kaikki tiedostot tai kuvat ovat järjestetyissä kansioissa. Suosittelen, että tyhjennät tietokoneen työpöydän joka päivä ennen kuin lähdet töistä.

9. Järjestä laatikot

Laita yhdessä käytetyt tavarat samaan laatikkotilaan, postimerkit kirjekuorilla, tarralaput muistilehtiöillä jne.

Käytä pientä esineitä - paperiliittimiä, nastoja jne. - laatikon järjestäjiä. Käytä erillistä laatikkoa henkilökohtaisiin tavaroihin.

10. Erilliset Saapuneet-kansiot

Jos työskentelet säännöllisesti muiden ihmisten kanssa, luo kullekin kansio, lokero tai postilaatikko.

11. Tyhjennä paalut

Toivottavasti uudella järjestetyllä toimistollasi et enää luo paperipinoja, mutta sinun on silti lajiteltava vanhat.

Käy kasan läpi (tarvittaessa vähän kerrallaan) ja laita se sopivaan paikkaan tai kaada se.

12. Lajittele viestit

Älä vain työnnä postia kasaan lajiteltavaksi tai kivääri läpi ja ota tarvitsemasi palaset pois heti. Lajittele heti, kun saat sen - toimia, lukea, arkistoida, siirtää tai luovuttaa. .Mainonta