Tehtävien delegoinnin aloittaminen tehokkaasti (vaiheittaiset ohjeet)

Tehtävien delegoinnin aloittaminen tehokkaasti (vaiheittaiset ohjeet)

Horoskooppi Huomenna

Kaikkien johtajien ja johtajien on hallittava delegointiprosessin taidot. Ymmärtäminen, miten ja milloin kohdennetaan vastuu muille, on välttämätöntä korkean tuottavuuden ylläpitämiseksi sekä henkilökohtaisella että organisaatiotasolla. Tehtävien siirtäminen on myös välttämätöntä tehokkaalle johtamiselle.

Oppia delegoimaan on rakentaa yhtenäinen ja tehokas tiimi, joka pystyy noudattamaan määräaikoja. Lisäksi tietäessäsi milloin ja miten työ siirretään, työkuormasi vähenee, mikä parantaa työhyvinvointiasi ja lisää työtyytyväisyyttäsi. Valitettavasti monet johtajat eivät ole varmoja siitä, miten delegoida kunnolla, tai epäröivät tehdä niin.



Tästä oppaasta löydät, mitä delegointi todella sisältää, kuinka tehtävien siirtäminen hyödyttää tiimiäsi ja kuinka tehtäviä voidaan jakaa tehokkaasti.



Sisällysluettelo

  1. Edustamisen merkitys
  2. Miksi ihmiset pelkäävät tehtävien siirtämistä?
  3. Ero delegoinnin ja allokaation välillä
  4. Tehtävien delegointi tehokkaasti
  5. Bottom Line
  6. Lisää vinkkejä tuottavaan johtajuuteen

Edustamisen merkitys

An hyvä johtaja osaa delegoida. Kun siirrät osan työstäsi, vapautat aikaa ja saavutat enemmän päivittäin.

Tehokas delegointi edistää myös tuottavuutta ja hyvää ajanhallintaa tiimissä hyödyntämällä jäsentensä nykyisiä taitoja ja antamalla heille mahdollisuuden kehittää uutta tietoa ja osaamista matkan varrella. Tuloksena on joustavampi tiimi, joka voi jakaa rooleja tarpeen mukaan[1].

Kun olet valmis delegoimaan, edistät luottamuksen ilmapiiriä. Toimintasi lähettävät selkeän signaalin: Johtajana luotat alaisihisi saavuttamaan halutut tulokset. Tämän seurauksena he ajattelevat sinua miellyttäväksi ja tehokkaaksi johtajaksi, joka kunnioittaa heidän taitojaan ja tarpeitaan.



Valtuuskunnan tehtävänä ei ole haukkua tilauksia ja toivoa, että henkilöstösi putoaa jonoon. Johtajan tehtävä on saat parhaan mahdollisen valvonnassa olevilta ja maksimoimalla näin tuottavuuden ja voiton [2].

Tässä on esimerkki huonosta valtuuskunnasta:Mainonta



Dilbert - työn delegointi

Huolellinen delegointi auttaa tunnistamaan ja hyödyntämään tiimin jäsenten ainutlaatuisia vahvuuksia ja heikkouksia. Edustaminen lisää myös työntekijöiden sitoutumista, koska se osoittaa, että johtajat ovat kiinnostuneita hyödyntämään kykyjään.[3]

Miksi ihmiset pelkäävät tehtävien siirtämistä?

Delegointi lisää tuottavuutta, mutta kaikki johtajat eivät ole halukkaita tai kykeneviä delegoimaan.[4]Miksi? Tässä on joitain yleisiä syitä:

  • He pahoittelevat ajatusta siitä, että joku muu voi saada hyvityksen projektista.
  • He ovat halukkaita delegoimaan periaatteessa, mutta pelkäävät, että joukkue ei kykene käsittelemään suurempaa vastuuta.
  • He epäilevät, että heidän henkilökuntansa on jo ylityöllistetty ja tuntevat haluttomuutensa lisätä taakkaa.
  • He epäilevät, että on helpompaa ja nopeampaa tehdä tehtävä itse.
  • He eivät pidä ajatuksesta päästää irti tehtävistä, joita he nauttivat tekemästä.
  • He pelkäävät, että jos he siirtävät vastuun, heidän oma johtajansa päättelee, etteivät he pysty hoitamaan työmäärää.

Ero delegoinnin ja allokaation välillä

Useimmat ihmiset ajattelevat, että delegointi ja jakaminen ovat synonyymejä, mutta näiden kahden välillä on tehtävä tärkeä ero.[5]

Kun jaat tehtävän, käsket vain alaista suorittamaan tietyn toiminnan. Kerro heille, mitä tehdä, ja he tekevät sen - se on niin yksinkertaista.

Toisaalta delegointiin kuuluu osan oman työn siirtäminen toiselle henkilölle. He eivät saa vain joukko ohjeita.Tärkeä osa on, että heidät asetetaan rooliin, joka edellyttää, että he tekevät päätöksiä ja ovat vastuussa tehtävän suorittamisesta.[6]

Tehtävien delegointi tehokkaasti

Joten mikä on paras tapa siirtää työ niin, että voit torjua delegointipeloa, rakentaa tehokkaan tiimin ja työskennellä nopeammin? Tässä on vaiheittainen opas:

1. Tiedä milloin delegoida

Ymmärtämällä kuinka paljon hallintaa sinun on ylläpidettävä tilanteessa, voit määrittää parhaan strategian työntekijöiden voimaannuttamiseksi. Valtuuskuntia on seitsemän, jotka tarjoavat työntekijöille erilaista vastuuta.Mainonta

Tämä lyhyt video selittää nämä tasot ja tarjoaa esimerkkejä siitä, milloin on sopivaa käyttää kutakin tasoa:

Delegointi tapahtuu tietyllä spektrillä. Alhaisin valtuuskuntataso tapahtuu, kun kerrot muille ihmisille, mitä tehdä. Se tarjoaa työntekijöille vain vähän mahdollisuuksia kokeilla uusia lähestymistapoja. Tehokkain delegointimuoto tapahtuu, kun pystyt luovuttamaan suurimman osan projektisi hallinnasta työntekijälle.

Työn delegoiminen auttaa ymmärtämään, miten ihmiset voidaan yhdistää tehtäviin, jotka hyödyntävät parhaiten heidän kykyjään. Kun se tehdään oikein, se varmistaa, että saat parhaan lopputuloksen.[7]

Kun päätät työn siirtämisestä, esitä seuraavat kysymykset:

  • Pitääkö sinun olla vastuussa tästä tehtävästä, vai voiko joku muu vetää sen pois?
  • Tarvitseeko tämä huomiosi onnistumiseksi?
  • Auttaako tämä työ työntekijää kehittämään taitojaan?
  • Onko sinulla aikaa opettaa jollekulle tämän työn tekeminen?
  • Luuletko tällaisten tehtävien toistuvan tulevaisuudessa?

2. Selvitä työn paras henkilö

Sinun on annettava soihtu oikealle tiimin jäsenelle, jotta valtuuskunta toimisi. Tavoitteenasi on luoda tilanne, jossa sinulla, yritykselläsi ja työntekijälläsi on positiivinen kokemus.

Ajattele tiimin jäsenten taitoja, halukkuutta oppia sekä heidän työskentelytapojaan ja kiinnostuksen kohteitaan.Valtuutettu henkilö pystyy suorittamaan työn tehokkaamminjos he ovat kykeneviä, valmennettavissa ja kiinnostuneita. Anna työntekijälle mahdollisuus pelata vahvuuksiensa mukaan aina kun mahdollista.

Kokemattomat työntekijät saattavat tarvita enemmän ohjausta kuin kokeneet veteraanit. Jos sinulla ei ole aikaa asettaa uudempi työntekijä menestymään, ei ole oikeudenmukaista delegoida heille.

Sinun on myös harkittava, kuinka kiireinen työntekijäsi on. Viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on hukuttaa joku antamalla hänelle liikaa vastuuta.Mainonta

3. Kerro ja myy saadaksesi jäsenen sisäänosto

Kun olet löytänyt täydellisen henkilön työhön, sinun on silti saatava heidät ottamaan uusi vastuu. Kerro heille, miksi valitsit heidät työhön.[8]Kun osoitat muille tukevasi heidän kasvua, se rakentaa luottamuskulttuuria. Työntekijät, jotka näkevät delegoidut tehtävät mahdollisuutena, sijoitetaan todennäköisemmin tulokseen.

Kun työskentelet uudempien työntekijöiden kanssa, ilmaise halukkuutesi tarjota jatkuvaa tukea ja palautetta. Ota kokeneiden työntekijöiden ajatukset ja kokemukset huomioon.

4. Ole selkeä ja täsmällinen työstä

On tärkeää selittää työntekijöille, miksi projekti on tarpeen, mitä odotat heiltä ja milloin se on määrä.[9]Jos he tietävät mitä odotat, he todennäköisemmin toimittavat.

Asettamalla selkeät odotukset autat heitä suunnittelemaan tehtävän suorittamista. Aseta projektin virstanpylväät, jotta voit tarkistaa edistymisen ilman mikrohallintaa. Jos työntekijällä on vaikeuksia saavuttaa virstanpylväs, hänellä on vielä aikaa korjata ennen lopputuotteen erääntymistä.

Tämän tyyppistä vastuuvelvollisuutta käytetään yleisesti yliopistoissa. Jos opiskelijat tietävät vain eräpäivän ja perusvaatimukset suurten tutkimustöiden suorittamiselle, he voivat lykätä työtä vasta yhdentoista tunnin ajan. Monet ohjelmat edellyttävät, että opiskelijat tapaavat neuvonantajia viikoittain saadakseen ohjeita, osoiterakenteen ja selvittääkseen menetelmänsä kynnet ennen määräaikoja. Nämä toimenpiteet asettavat opiskelijat menestymään ja antavat heille tilaa tuottaa hyvää työtä.

5. Tuki työntekijöillesi

Jotta voisit nähdä delegoinnin parhaat mahdolliset tulokset, alaiset tarvitsevat sinulta resursseja ja tukea. Yhdistä ne koulutukseen ja materiaaleihin kehittääksesi taitoja, joita heillä ei vielä ole.[10]

Resurssien saataville saattaminen vie etukäteen enemmän aikaa, mutta säästät aikaa tekemällä työn oikein. Toistuvissa tehtävissä tämä koulutus maksaa itsensä toistuvasti.

Joskus työntekijät tarvitsevat apua nähdäksesi, mitä he tekevät hyvin ja miten he voivat parantaa. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen on olennainen osa tehtävien delegointia. Tämä on myös hyvä tapa seurata delegoituja tehtäviä johtajana. Vaikka voit seurata tehtävien etenemistä, et ole mikrohallinta työntekijät.Mainonta

Kysy työntekijöiltäsi koko projektin ajan säännöllisesti, tarvitsevatko he tukea tai selvitystä. Tee selväksi, että luotat heidän tekemään työnsä ja haluat luoda heille tilaisuuden esittää kysymyksiä ja antaa palautetta. Tämä palaute auttaa sinua tarkentamaan tapaa, jolla siirrät työtä.

6. Näytä arvostuksesi

Säännöllisten sisäänkirjautumisten aikana tunnista kaikki projektissa tähän mennessä nähneet voitot. Ota huomioon, että työntekijäsi etenevät kohti tavoitetta. Edistymisen periaate kertoo, kuinka tärkeää on juhlia pieniä voittoja, jotta työntekijät pysyisivät motivoituneina.[yksitoista]Työntekijät ovat tehokkaampia ja omistautuneempia, jos he tietävät, että huomaat heidän ponnistelunsa.

Työntekijöiden tunnustaminen, kun he menestyvät, auttaa heitä ymmärtämään odotettua työn laatua. Se saa heidät todennäköisemmin haluamaan työskennellä kanssasi uudelleen tulevissa projekteissa.

Bottom Line

Nyt kun tiedät tarkalleen, mitä delegointi tarkoittaa ja tekniikat työn tehokkaaseen siirtämiseen, sinulla on hyvät mahdollisuudet virtaviivaistaa tehtäviäsi ja lisätä tuottavuutta tiimissäsi.

Delegointi tarkoittaa itsenäisyyden ja auktoriteetin myöntämistä jollekin muulle, mikä keventää omaa työmäärääsi ja rakentaa monipuolisen, hyvin hyödynnetyn tiimin.

Delegointitaidot voivat tuntua monimutkaisilta tai pelottavilta, mutta ajan myötä se helpottuu paljon. Aloita pienestä arvosta siirtämällä pari päätöstä tiimisi jäsenille seuraavan viikon tai kahden aikana.

Lisää vinkkejä tuottavaan johtajuuteen

Esitelty valokuvahyvitys: CoWomen kautta unsplash.com

Viite

[1] ^ VSP henkilöstö: 5 edustuksen etua - Tehosta tiimiäsi
[2] ^ Brian Tracy International: Kuinka delegoida oikeat tehtävät oikeille ihmisille: Tehokkaat johtamistaidot johtajuuden menestykseen
[3] ^ MindTools: Onnistunut lähetystö: Käytä muiden ihmisten voimaa
[4] ^ Nopea yritys: Kolme yleisintä pelkoa edustustosta: debunked
[5] ^ Abhinav Jain: Työn siirtäminen vs työn jakaminen
[6] ^ Anthony Donovan: Johtamiskoulutus: Tehtävien siirtäminen
[7] ^ Hallinta 3.0: Harjoittelu: Valtuuskunta
[8] ^ Painopiste: Luovuus- ja tuottavuusblogi: Opas tehtävien tehokkaaseen delegointiin
[9] ^ Sisältää: 6 tapaa delegoida tehokkaammin
[10] ^ Muse: Onnistuneen edustuksen 10 sääntöä
[yksitoista] ^ Teresa Amabile ja Steven Kramer: Edistymisen periaate

Kalorilaskin