Jokaisella tiimini jäsenellä on ämpäri kuormitus tehtäviä, jotka heidän on käsiteltävä joka työpäivä. Tämän lisäksi suurin osa heidän tehtävistään ovat joko luovia tehtäviä tai ongelmanratkaisutehtäviä. Jokaisen heistä on täytynyt oppia priorisoimaan tehtävät saadakseen kaiken aikaan.

Huolimatta siitä, että meillä on monia tehtäviä, tiimimme pystyy pysymään keskittyneenä ja luovana ja työskentelemään tavoitteidemme johdonmukaisesti määrätyssä ajassa.

Aion paljastaa sinulle, kuinka autoin tiimiäni saamaan enemmän asioita aikaan nopeammin oikean priorisoinnin avulla. Muutama minuutti tämän artikkelin lukemiseen voi kirjaimellisesti säästää tuhansia tunteja pitkällä aikavälillä. Aloitetaan siis menetelmäni siitä, miten asiat priorisoidaan:

Kuinka priorisoida asteikkomenetelmällä

Yksi uusista toimittajistamme tuli luokseni eräänä päivänä ja kertoi minulle, kuinka hän yritti pysyä mukana monissa tehtävissä, joita hänen tarvitsi hoitaa, ja määräajoissa, joita hänen täytyi pitää kiinni.

Jokaisen päivän lopussa hän tunsi tekevänsä paljon asioita, mutta usein epäonnistui luovien ideoiden keksimisessä ja artikkelien onnistuneessa julkaisemisessa. Sen perusteella, mitä hän kertoi minulle, oli ilmeistä, että hän tunsi olevansa hukkua ja oli yhä turhautuneempi siitä, että hän ei saavuttanut tavoitteitaan huolimatta siitä, että hän käytti ylimääräisiä tunteja useimpiin päiviin. Kaikki tämä teki hänen mahdottomaksi kehittää hyvää työ- ja yksityiselämän tasapainoa pitkällä aikavälillä.

Kuultuaan neuvoja Scales-menetelmän käytöstä hän koki välittömästi tuottavuuden dramaattisen nousun, joka näytti tältä:

• Hän pystyi tuottamaan kolme kertaa enemmän luovia ideoita blogiartikkeleita varten.
• Hän voisi julkaista kaikki artikkelit ajoissa.
• Ja hän pystyi lopettamaan kaiken työnsä ajoissa joka päivä ( ei enää ylitöitä !).

Jos olet utelias kuinka hän teki sen, lue vaiheittaiset ohjeet:

1. Aseta sivuun 10 minuuttia suunnittelua varten

Kun on kyse tuottavuuskysymysten ratkaisemisesta, on järkevää suunnitella ennen toiminnan aloittamista. Älä kuitenkaan tule mukaan niin suunnitteluun, että jää loukkuun siihen etkä koskaan siirry ensimmäisen tukikohdan ulkopuolelle.Mainonta

Suosittelen, että annat itsellesi tietyn ajanjakson suunnittelua varten, mutta pidä se lyhyenä. 10 tai 15 minuutin pitäisi olla riittävä ajatella suunnitelmaasi.

Käytä tätä aikaa:

• Katso iso kuva.
• Ajattele nykyistä tavoitetta ja tavoitetta, jonka tarvitset / haluat saavuttaa.
• Suunnittele kaikki tehtävät, jotka sinun on tehtävä.

2. Kohdista tehtävät tavoitteesi kanssa

Tämä on ydinkomponentti, joka tekee asteikkomenetelmästä tehokkaan, kun opit priorisoimaan.

Se toimii näin:

Katso kaikki tekemäsi tehtävät ja tarkista jokaisen tehtävä. Erityisesti, mitata tehtävän merkitystä sen kustannuksella ja hyödyllä .

Kustannuksittain tarkoitan tehtävää kohden tarvittavaa työtä (mukaan lukien aika, raha ja muut resurssit). Etu on, kuinka lähellä tehtävä voi vaikuttaa tavoitteeseesi.

Tämän helpottamiseksi sinulle on lueteltu neljä yhdistelmää, joiden avulla voit määrittää nopeasti ja helposti kunkin tehtävän prioriteetin:Mainonta

Alhaiset kustannukset + korkea hyöty

Suorita nämä tehtävät ensin, koska ne ovat yksinkertaisia ​​tehtäviä, mutta ne auttavat sinua pääsemään lähemmäs tavoitettasi.

Myyntiesitteelle luotujen taideteosten hyväksyminen sopisi todennäköisesti tähän luokkaan. Voisit helposti päättää, piditkö taideteoksesta / asettelusta, mutta päätöksesi hyväksyä se laukaisisi esitteen tuotannon ja sen myöhemmät myyntiedut lähettämällä se potentiaalisille asiakkaille.

Korkeat kustannukset + korkea hyöty

Jaa korkeat kustannukset pienempiin tehtäviin. Toisin sanoen jaa iso tehtävä pieniksi, joiden suorittaminen vie alle tunnin, ja arvioi sitten nämä pienet tehtävät uudelleen ja aseta niiden oikea prioriteettitaso.

Kuvittele, jos sinua pyydetään kirjoittamaan tuotteen julkaisusuunnitelma uudelle, päiväkirjaton proteiinijauheelle. Sen sijaan, että yrität kirjoittaa suunnitelmaa yhdessä istunnossa, yritä kirjoittaa eri osiot eri aikoina (esim. Viettää 30 minuuttia johdannon kirjoittamiseen, yksi tunti tekstin kirjoittamiseen ja 30 minuuttia johtopäätöksen kirjoittamiseen).

Alhaiset kustannukset + vähäinen hyöty

Kun opit priorisoimaan ajan ja tehtävät, tämän erityisen yhdistelmän tulisi olla alhaisin prioriteettisi. Joko anna itsellesi 10-15 minuuttia tämän tehtävän käsittelemiseen, tai laita tällaiset tehtävät hyödyllisten taukojen väliin arvokkaiden tehtävien väliin.

Nämä ovat todennäköisesti välttämättömiä tehtäviä (esim. Rutiinitehtävät, kuten sähköpostin tarkistaminen), mutta ne eivät edistä paljoa halutun tavoitteen saavuttamisessa. Pidä heidät alas prioriteettiluettelossasi.

Korkeat kustannukset + matala hyöty

Tarkista, ovatko nämä tehtävät todella tarpeellisia. Ajattele tapoja vähentää kustannuksia, jos päätät, että tehtävä on suoritettava loppuun.

Voivatko työkalut tai järjestelmät esimerkiksi auttaa nopeuttamaan tehtävän suorittamista? Tästä luokasta löydät todennäköisesti esimerkiksi myyntiyhteystietolaskentataulukoiden tarkistamista ja päivittämistä. Tämä voi olla hauska ja aikaa vievä tehtävä tekemättä virheitä. Siellä on kuitenkin paljon sovelluksia, jotka voivat tehdä prosessista välittömän ja saumattoman.Mainonta

Palataksemme takaisin aiemmin mainitsemani toimittajan luokse, katsotaanpa hänen tyypillistä päivittäistä tehtäväluetteloa:

Kuultuani neuvoni hän hajosi korkeat kustannukset + korkea hyöty tehtävä pienempiin. Hänen tehtävänsä näyttivät sitten tältä (tärkeysjärjestyksessä):

Artikkeleiden mainostamiseen eri alustoille tehtävän tehtävän tarkastelemisen jälkeen sen edut päätimme keskittyä vain tehokkaimpaan alustaan, mikä alensi merkittävästi siihen liittyviä aikakustannuksia.

Kun olet analysoinut päivittäisten tehtäviesi kustannukset ja edut, voit sukeltaa Tämä Koko elämän suunnittelija Varmista, että olet täydentänyt kaikki luettelosi parhaalla mahdollisella tavalla.

Bonusvinkki: Tehtävien hoitaminen määräajoin

Kun olet arvioinut tehtävät, tiedät jokaisen tärkeyden. Tämä antaa sinulle heti kristallinkirkkaan kuvan siitä, kuinka priorisoida sen perusteella, mitkä tehtävät auttavat sinua saavuttamaan enemmän (tavoitteiden asettamisen kannalta). Joskus et kuitenkaan pysty päättämään kaikkien tehtävien prioriteeteista, koska ulkopuoliset osapuolet, kuten esimiehet ja virastot, asettavat eräpäivät.

Tällaisissa tapauksissa ehdotan, että kun olet harkinnut nykyisten tehtäviesi tärkeyden ja arvot, tasaa luettelo tavalla, joka auttaa sinua noudattamaan määräaikoja ja mukauttamaan prioriteetteja vastaavasti. Mainonta

Esimerkiksi pulahdellaan toimittajan maailmaan uudestaan.

Jotkut hänen muokkaamastaan ​​artikkelista oli julkaistava tiettyihin päiviin mennessä, joten nämä ovat kiireellisiä ja tärkeitä tehtäviä. Scales-menetelmä sallii tämän, ja tässä tapauksessa hänen muutettu tehtäväluettelonsa näyttäisi tältä:

Toivottavasti voit nyt nähdä, kuinka helppoa on arvioida tehtävien tärkeyttä ja kuinka priorisoida ne toimivaan järjestykseen.

Bottom Line

Scales-menetelmä eroaa kaikista muista kokeilluistasi. Hyväksymällä Scales-menetelmän, alat priorisoida työsi oikein ja lisätä tuottavuuttasi jopa 10 kertaa!

Toisin kuin muut menetelmät, jotka eivät todellakaan selitä, kuinka tehtävän tärkeys ratkaistaan, menetelmäni auttaa sinua jakamaan jokaisen tehtävän kahteen osaan: kustannukset ja hyödyt. Menetelmäni auttaa sinua myös jatkotoimissa, jotka perustuvat erilaisiin kustannus-hyöty-yhdistelmiin, mikä voi parantaa urakehitystäsi kokonaisuutena.

Aloita heti viettää 10 minuuttia päivittäisten tehtäviesi arviointiin ja kuinka ne sopivat tavoitteeseesi. Kun sinulla on nämä tiedot, tehtävien lisääminen prioriteettiluetteloon on erittäin helppoa. Ainoa mitä on, on, että aloitat seuraavan työpäivän seuraamalla uutta pääluetteloa.

Lisää tuottavuusvinkkejä

• Työn tehokas siirtäminen (vaiheittaiset ohjeet)
• Lopullinen opas työn ja elämän priorisointiin
• Mikä on ajanhallinta ja kuinka hallita aikaa viisaasti
• Kuinka keskittyä ja maksimoida tuottavuutesi (lopullinen opas)

Esitelty valokuvahyvitys: Scott Graham osoitteessa unsplash.com Mainonta