KUINKA LUODA TEHTÄVÄLUETTELO JA SAADA TOSIASIALLISESTI VALMIIT ASIAT

Yksi tehokkaimmista tavoista vähentää stressiä ja hukkua, kun tunnet ahdistusta työstäsi, on istua kynällä ja paperilla ja kirjoittaa kaikki tekemäsi asiat. Mikä tekijä Saada asiat tehtyä , David Allen kutsuu mielen pyyhkäisyn. Se vapauttaa aivosi kognitiivisesta ylikuormituksesta ja kun näet luettelon kaikista asioista, jotka sinun on tehtävä, saat mukavuuden tunteen tietäen, että se ei ole niin paha kuin aivosi kertoivat sinulle.

Työn tekeminen ei kuitenkaan onnistu vain saamaan kaikki ne asiat, jotka sinun on tehtävä. Se on vasta ensimmäinen askel.

Voit todella hyödyntää tehtäväluettelon tekemistä tekemällä muutamia asioita, jotka tekevät tehtäväluettelostasi paljon tehokkaamman.

1. Selvitä, mitä sinun on tehtävä

Näen usein tekevän luetteloita tehtäviin kirjoitettuna kuten Puhu Timille tai Valmista esitys . Tällaisten tehtävien kirjoittamisen ongelma on, että ne eivät ole selkeitä. On useita kysymyksiä, jotka ovat vastaamatta. Puhu Timille mistä? Mikä esitys? Mitä on valmisteltava?

Kun kirjoitat tehtävää, tiedät mitä haluat tehdä; mutta viikonlopun tai muutaman päivän kuluttua siitä, mitä haluat saavuttaa, on tullut mutaa ja epäselvää. On paljon parempi kirjoittaa Keskustele Timin kanssa ensi viikon matkasta Berliiniin tai valmistella pääpiirteet ensi viikon esitykselle hallitukselle . Toki, ylimääräisten sanojen kirjoittaminen voi kestää muutama sekunti enemmän, mutta kiität itseäsi myöhemmin, kun tulet tekemään tehtävää.

Tällaisten tehtävien kirjoittaminen tekee siitä erittäin selkeän mitä haluat tehdä . Ja kun istut aloittaaksesi työn, tiedät tarkalleen, mitä näiden tehtävien suorittaminen edellyttää, jotta voit tehdä parempia päätöksiä siitä, mitä tehdä.Mainonta

Se säästää myös paljon aikaa, koska selkeys tarkoittaa, että pystyt saamaan oikeat tiedostot ja aloittamaan heti, sen sijaan, että tarvitsisit viettää muutaman minuutin yrittäessäsi muistaa, mitä sinun on tehtävä.

2. Älä satunnaisesti päivämäärätehtäviä

On erittäin houkuttelevaa lisätä päivämäärä jokaiseen kirjoittamaasi tehtävään - et halua unohtaa tehdä sitä, vai mitä? - Ongelma, joka liittyy satunnaisesti jokaisen tehtäväluetteloon lisäämäsi tehtävän kanssa, on se, että päädyt ylivoimainen päivittäinen luettelo tehtävistä, joita ei tarvitse tehdä valitsemallasi päivänä, ja joko siirrät tehtävät uudelleen tai jätät ne vain huomiotta.

Sen sijaan hanki strategisempi. Lisää tehtävään päivämäärä vain, jos aiot tehdä sen sinä päivänä. Olen nähnyt päivittäin tekemässä luetteloita, joissa on kaksikymmentä-kolmekymmentä tehtävää, kun henkilöllä on päivä peräkkäin. Näissä olosuhteissa tehtävät eivät tule millään tavalla toimeen.

On hyvä lisätä muistutustehtävä päivittäiseen tehtäväluetteloon - jotain sellaista MUISTUTUS : Tarkastele projektia X - Tarvitseeko jotain tehdä? Tai luo luettelo soitettavista puheluista, ja sinulla on yksi päivittäinen tehtävä, joka kehottaa sinua tarkistamaan soittolistan. Työskentele vain pitääksesi päivittäiset tehtäväluettelosi hallittavissa ja realistisina.

Viettämällä vähän aikaa viikossa suunnitellaksesi viikkoa kalenterisi sisällön perusteella, pidät tehtäväluettelosi tehokkaampana. Voit lisätä tehtäviin päivämääriä. Kun sinulla on hiljainen päivä toimistossa ilman kokouksia, sinulla on pidempi luettelo tehtävistä. Jos olet poissa työmatkalla, vähennä luettelossa olevien tehtävien määrää.

3. Pidä päivittäinen luettelosi enintään kymmenessä tehtävässä

Kun ehdotan tätä ihmisille, he nauravat usein minusta. He uskovat olevansa paljon kiireisempiä, ja heidän luettelossaan on oltava vähintään kaksikymmentä tehtävää.Mainonta

Ongelmana on kaikki häiriötekijät, hätätilanteet ja keskeytykset, jotka aiot saada joka päivä; et aio saada niitä kaksikymmentä tehtävää valmiiksi. Pääset päivän loppuun turhautuneena, koska muutat 25–50 prosenttia tehtävistäsi, jotka sinulla oli luettelossasi.

Vietä sen sijaan päivän päätteeksi noin kymmenestä viidentoista minuuttiin priorisoimalla seuraava päivä. Valitse luettelosi kymmenen tärkeintä tehtävää ja korosta ne jollakin tavalla. Monilla tehtäväluettelon johtajilla on tapa merkitä tehtävät, joten voit lisätä lipun 10 tehtävään, jotka haluat suorittaa seuraavana päivänä.

Paitsi, että tämä pitää sinut keskittymässä tärkeään, se pakottaa myös valitsemaan tehtävät, joilla on suurin positiivinen vaikutus päiväsi.

Kun aloitat tehtäväluettelosi priorisoinnin tällä tavoin, sinusta tulee tietysti tarkempi ja vietät enemmän arvokasta aikaa tehtäviin, jotka vievät sinut eteenpäin projekteissasi ja tavoitteissasi.

4. Ryhmittele samanlaiset tehtävät yhdessä

Kun tarkastelet tehtäväluetteloa, huomaat, että monet tehtävät ovat luonteeltaan samanlaisia.

Esimerkiksi soittaminen asiakkaillesi. Jos päivittäisessä luettelossasi on kaksi tai kolme tehtävää, joihin kuuluu soittaminen asiakkaillesi, ryhmitä nämä yhteen ja tee ne samanaikaisesti. Aikataudu noin 30 minuuttia soittamaan puhelut ja soittamaan ne peräkkäin. Samoin, jos sinulla on sähköpostitse tehtäviä, ryhmitä ne myös yhteen. Tulet huomaamaan, että saat paljon enemmän tekemistä ja mielesi keskittyy paljon enemmän tekemäsi työhön.Mainonta

Siitä voi tulla kaoottista, kun vaihdat erilaisia töitä koko päivän. Se on paljon parempi tehokkuutesi ja tuottavuutesi kannalta tehdä samanlaisia tehtäviä yhdessä . Sinulla on oikeat työkalut (sovellukset, puhelinsähköposti jne.) Auki ja se säästää paljon aikaa.

5. Tee tehtäväluettelostasi motivoiva

Kun kirjoitat tehtäviä, kuten vastaat sähköpostiin, tai vastaat asiakkaan puheluihin, siellä ei ole todellista motivaatiota. Tuntuu vain siltä, että olet läpi rutiininomaisen työn tekemisen. Kirjoita mahdollisuuksien mukaan tehtävät, kuten sähköpostipostilaatikon nolla, ja soita asiakkailleni varmistaaksesi, että he ovat onnellisia. Tämä saattaa tuntua yksinkertaiselta, mutta usein tehtäväluettelolla ei ole emotionaalista arvoa. Se on vain luettelo tehtävistä töistä.

Voit tehdä luettelosta inspiroivamman kirjoita tehtäviä niin, että ne herättävät tunteita . Asiakkaidesi tyytyväisyys on motivoivampaa kuin vain soittaa heille, koska se on sinun tehtäväsi tai kilpailet itsesi kanssa saadaksesi sähköposti postilaatikko nollaan joka päivä lisää tehtävään hieman enemmän kipinää.

Toinen tapa tehdä tehtäväluettelostasi motivoivampi on pidä päivittäinen luettelo lyhyt . Kuten kirjoitin yllä, kun päivittäisessä tehtäväluettelossasi on enintään kymmenen tehtävää, se tuntuu saavutettavalta. Jos sillä on 20–30 tehtävää, se tuntuu vain ylivoimaiselta. Paljon parempi on katsoa päivittäistä luetteloasi ja tuntea inspiraatiota kuin katsoa luetteloasi ja tuntea itsesi motivoituneeksi.

6. Tee viikkokatsaus

Kaikille, jotka ovat lukeneet David Allenin Saada asiat tehtyä kirjan, tiedät kaiken viikkokatsauksesta. Silti se yllätti minut, kuinka monet ihmiset ohittavat sen tekemisen. Jos haluat tehtäväluettelosi pysyvän tehokkaana ja ajan tasalla, viikoittainen tarkistus on elintärkeää.

Viikon aikana, kun kiirehdit ja teet juttuja, kaipaat asioita. Olemme ihmisiä ja unohdamme tarkistaa tekemämme tehtävät, lisäämme aikaherkät tehtävät emmekä lisää päivämäärää ja unohdamme lisätä tehtäviä. Viikkokatsaus on paikka, jossa pysähdyt tunniksi ja otat suuren kuvan siitä, mitä sinun on tehtävä.Mainonta

Ihannetapauksessa viikoittainen tarkastuksesi tulisi tehdä häiriöttömässä paikassa, jotta voit keskittyä vain tekemäsi työhön ja suunnitella seuraavan viikon. Kokoa kaikki tehtävät yhteen - sinulla saattaa olla kirjoitettuja tehtäviä muistikirjaan, etkä ole lisännyt niitä tehtäväluetteloon - ja tyhjennä tehtävät, joita ei enää tarvita tai jotka on tehty.

Viikoittainen tarkastelu antaa sinulle täydellisen hallinnan. Sen avulla voit pysyä työnne päällä, päättää, mitä seuraavaksi on tehtävä ja mitä voidaan siirtää myöhempään aikaan. Se on paras tapa, jonka tiedän aloittaa viikko suunnitelmalla ja suunnalla ja se on tapa varmistaa, että teet oikeita asioita etkä tartu pieniin tehtäviin, jotka eivät vie sinua eteenpäin projekteissasi tai tavoitteissasi.

Bottom Line

Oikein käytettynä tehtäväluettelo voi olla motivaatio ja kuljettaja, joka saa sinut tekemään parhaan työn ja saavuttamaan upeita asioita. Se pitää sinut keskittymässä tärkeisiin asioihin ja estää sinua puuttumasta tehtäviä, jotka muuten saattavat kadota.

Tehtäväluettelot auttavat myös vähentämään stressiä ja hukkumaan, koska sen sijaan, että yrität muistaa kaiken päähäsi, olet ulkoistanut kaiken tekemäsi työn ja vapauttanut mielessäsi tilaa luovemmille ponnisteluille.

Kerrataan uudelleen tärkeimmät noutotavat:

Kirjoita tehtäviä, joten on hyvin selvää, mitä sinun on tehtävä. Jos joudut soittamaan jollekulle, laita hänen puhelinnumeronsa tehtävään säästääksesi aikaa numeron etsimiseen.
Lisää merkitykselliset päivämäärät, jotka eivät ole satunnaisia. Kun päivittäisessä tehtäväluettelossasi on vain tehtäviä, jotka on suoritettava sinä päivänä, keskityt paljon enemmän oikeaan työhön.
Salli tehtäväluettelossasi vain kymmenen - kaksitoista ilmoitettua tehtävää päivässä. Tämä ei tarkoita, että teet vain näitä tehtäviä. Jos sinulla on aikaa ja energiaa päivän päätteeksi, voit aina tehdä enemmän.
Ryhmittele samanlaiset tehtävät yhteen, jotta voit keskittyä tekemäsi työhön samaan aikaan. Tämä auttaa välttämään monitehtävien riskit .
Kirjoita tehtävät niin, että ne ovat mielekkäitä ja motivoivia. Haluat tarkastella luetteloasi ja olla motivoitunut jumittumaan ja tekemään työtä.
Älä koskaan unohda tehdä täyttä viikoittaista tarkistusta. Tämä on liima, joka pitää kaiken yhdessä ja merkityksellisenä.