Kyky delegoida on yksi onnistuneen johtajan tunnusmerkeistä. Valtuuskunta on yksi parhaista hallintatyökalut työntekijöiden moraalin, työtyytyväisyyden, tiimin jäsenten ja johtajan välisen luottamuksen ja yrityksen tuloksen lisäämiseksi. Se auttaa myös ajanhallinnassa.

Vaikka tehokkaita delegointitekniikoita opetetaan harvoin, hyvä uutinen on, että delegointi on taito, joka on kuin mikä tahansa muu, joka voidaan hankkia.

Sisällysluettelo

1. Mikä on edustusto?
2. Kuinka edustusto parantaa tiimin hallintaa?
3. Kuinka delegoida oikein
4. Tietäen mitä pitäisi ja ei pitäisi delegoida
   • Mitä pitäisi delegoida
   • Mitä ei pitäisi delegoida
5. Johtopäätös
6. Lisää vinkkejä tehtävien siirtämisestä

Mikä on edustusto?

Delegointi voidaan määritellä toimeksi, jolla annetaan valtuudet toimia toisen puolesta.^[1]Tällä annetulla voimalla henkilö, yleensä alainen, pystyy suorittamaan tiettyjä toimintoja (yleensä esimiehen tai esimiehen antamat). Delegointi on hallintatyökalu, joka on suunniteltu lisäämään organisaation tehokkuutta.^[2]Sen avulla organisaation tavoitteet voidaan jakaa tehtäviin ja osoittaa tehtävälle parhaiten soveltuvalle tiimin jäsenelle. Tämän sanottuaan useimmat yrittäjät ja johtajat ovat tunnetusti huonoja delegoimaan. Mutta miksi?

Kuten aiemmin todettiin, useimmat organisaatiot eivät opeta johtajiaan delegoimaan. On kuitenkin useita muita syitä, miksi johtajat epäröivät delegoida, mukaan lukien:

He uskovat, ettei kukaan voi tehdä työtä niin hyvin kuin pystyy

Johtajien on delegoitava tehtäviä, koska heidän vastuullaan on valvoa työntekijöitä. He eivät voi eikä heidän pitäisi tehdä kaikkea työtä itse. Johtajan tehtävä on ohjata, motivoida ja valvoa tiiminsä jäseniä tavoitteen saavuttamiseksi.

Heidän mielestään jonkun kouluttaminen vie liian paljon aikaa

Osa tiimin jäsenten ohjaamisesta ja motivoimisesta sisältää koulutusta. Kyllä, työntekijän kouluttaminen uuteen tehtävään vie ylimääräistä aikaa, mutta sinun on pidettävä sitä sijoituksena. Kuvittele, että jonkun kouluttaminen tehtävään kestää ylimääräisen tunnin päivässä, ja tämä koulutus kestää viikon. Se on viisi ylimääräistä tuntia, joka on käytetty tehtävän suorittamiseen. Ensimmäisen viiden päivän kuluttua työntekijän tehtävän suorittamisesta olet kuitenkin vapauttanut viisi tuntia viikossa omistautumiseen muihin asioihin.

Luottamusta työntekijöiden motivaatioon ei ole

Toinen osa johtajan työtä on kehittää työntekijöidensä kykyjä tulevien johtajien tunnistamiseksi sekä heidän vahvuuksiensa ja heikkouksiensa löytämiseksi. Ilman valtuutusta et koskaan tiedä työntekijöiden motivaatiotasoa.

He haluavat tehdä itsestään välttämättömän

Jos olet huolissasi itsesi välttämättömyydestä, sinun ei pitäisi olla. Sinä ovat välttämätön. Hyviä johtajia ja johtajia on tunnetusti vaikea löytää, ja ne ovat luonnollisesti välttämättömiä organisaatioille. Jos olet johtotehtävissä ja huolissasi työstäsi, opi olemaan parempi johtaja.

He nauttivat itse tekemästä työtä

Vaikka monet ihmiset nauttivatkin työn tekemisestä itse, he pitävät luovasta prosessista tai vain ajatuksesta, että he voivat hallita lopputulosta ja ottaa siitä kunnian. Se ei ole esimiehen tehtävä.

Sinun on oltava valmis luopumaan hallinnasta, hyväksymään, että muilla ihmisillä on erilaiset (ja joskus paremmat) tapansa tehdä asioita, ja hyväksyä roolisi ohjaajana tai valvojana.Mainonta

He tuntevat olonsa pahaksi antaessaan enemmän työtä ylikuormitetulle henkilökunnalle

Tunne, että henkilöstösi on ylikuormitettu tai ylityöllistetty, on melko yleistä esimiehelle. Joten antamalla ryhmän jäsenille enemmän tekemistä voi tuntua siltä, ​​että vain heität heille enemmän työtä. Oikein tehdyllä tavalla (lisää myöhemmin) valtuuskunta voi kuitenkin lisätä motivaatiotaan ja työtyytyväisyyttä.

Nyt kun olemme vastanneet kysymykseen mikä on delegointi, siirryn kysymyksen toiseen osaan:

Kuinka edustusto parantaa tiimin hallintaa?

Tehokas delegointi on yksi tärkeimmistä johtamistaidoista, joita sinulla voi olla. Asianmukaisen delegoinnin edut menevät syvemmälle kuin lisääntynyt tuottavuus. Nämä vaikutukset näkyvät:

Johtajan ja työntekijän välinen suurempi luottamus

Kun annat työntekijälle auktoriteetin ja itsenäisyyden tehtävän suorittamiseen, oletetaan, että luotat heihin suorittamaan sen. Siinä sanotaan myös, että luulet heidän olevan riittävän päteviä hoitamaan tehtävää. Tämä luottamuksen osoittaminen rakentaa siteen esimiehen ja alaisen välille.

Työtyytyväisyyden lisääntyminen

Tehtävien tai tehtävien siirtäminen tiimisi jäsenille antaa heille mahdollisuuden ottaa omistajuus ja olla ylpeä työstään. Kukaan ei halua tulla ajatelluksi koneen hampaaksi, joka tekee työtä, jonka kuka tahansa voisi tehdä. Vastuu ja valta heidän työnsä suorittamisessa auttavat heitä olemaan ylpeitä työstään.

Lisääntynyt motivaatio

Kun he siirtävät tehtäviä asianomaisille työntekijöille, he saavat omaksua tuloksen. Tämä on heidän mahdollisuus loistaa. Kaikki haluavat ylistystä pomolta, ja tieto siitä, että heidän keksimänsä tuloksen arvioidaan heijastavan itseään, on suuri motivaatio.

Lisää aikaa muihin tärkeisiin toimintoihin

Aivan kuten aluksen kapteeni, johtajat arvioivat olosuhteet, piirtävät kurssin ja ohjaavat alusta. He saattavat hypätä sisään, kun on mies alas, mutta heidän päätehtävänsä on huolehtia kokonaiskuvasta. Anna miehistön huolehtia melonnasta ja varmista vain, että he menevät oikeaan suuntaan.

Tällä tavalla voit vapauttaa aikaa osallistua tärkeämpiin aktiviteetteihin.

Uusien taitojen kehittäminen tiimisi jäsenissä

Osa johtajan tehtävästä on auttaa työntekijöitäsi oppimaan ja kasvamaan. Kun työntekijät täydentävät ja lisäävät taitojaan, heistä tulee arvokkaampia yritykselle ja koko teollisuudelle. Tämä on osa heidän urakehitystään. Se tekee myös joukkueestasi paljon joustavamman.

Suuri arviointityökalu

Johtajana osa työstäsi on tunnistaa parhaimmat ja ylennyksen arvoiset. Sinun tulisi myös miettiä, kenen pitäisi korvata sinut, kun sinut ylennetään. Kun siirrät vastuita työntekijöillesi, sinulla on hyvät mahdollisuudet nähdä kuka ottaa härän sarvista ja kuka tekee vain vähimmäismäärän.Mainonta

Yhdistetysti delegoinnin myönteisillä vaikutuksilla voi olla synergistinen vaikutus organisaation tehokkuuteen, tuottavuuteen ja kannattavuuteen.

Kuinka delegoida oikein

Olemme puhuneet siitä, mitä valtuuskunta on ja sen eduista, mutta miten voit olla tehokas edustaja ja hyödyntää keskustelemamme edut? Tässä on joitain tehokkaita delegointitekniikoita, joiden avulla pääset alkuun.

1. Aloita tuloksesta ja siirry taaksepäin

Kun siirrät uuden vastuun työntekijälle, aloita selittämällä, miltä lopputuloksen pitäisi näyttää. Esimerkiksi: Aion asettaa sinut X: n vastuulle, ja X: n tarkoituksena on saada ABC muuntamaan DEF: ksi kahden viikon kuluessa ja alle 100 dollarilla. Tämä on tapa asettaa tavoite kertomatta heille, kuinka heidän on saavutettava se.

2. Anna työntekijöillesi itsenäisyys

Tämä voi olla vaikeaa johtajille, mutta sinun on yritettävä vetäytyä taaksepäin ja tunnistaa, että ongelman ratkaisemiseksi on monia eri tapoja. Antaen heidän selvittää oman tapansa tehdä se oppii, ja tulos on usein parempi.

3. Anna heille valtuudet tehdä mitä pyydät

Tämä on hyvin tärkeää! Vastuun siirtäminen tehtävästä antamatta heille sen suorittamiseen tarvittavaa toimivaltaa tarkoittaa oikeastaan ​​vain enemmän työtä työntekijälle. Motivaation ja työtyytyväisyyden lisäämisen sijaan luot kaunaa ja vihaa.

4. Yhdistä heidän persoonallisuutensa ja taitotasonsa

Älä anna introvertille tehtävää johtaa kokousta. Älä myöskään aseta ekstrovertia kirjanpitoon. Sinulla pitäisi olla hyvä idea siitä, kuka työntekijäsi on ja mitä taitoja heillä on. Delegoi oikea tehtävä oikealle henkilölle.

5. Varmista, että heillä on oikeat resurssit

Varmista, että valtuuttamillasi ihmisillä on tarpeeksi aikaa, rahaa, koulutusta, tarvikkeita, työtilaa ja muiden apua työn tekemiseen. Jos he eivät, niin epäonnistuminen ei koske heitä, vaan sinua.

6. Valvoa, älä Micromanage

Paras tapa tehdä tämä on luoda aikataulu säännöllisin väliajoin. Tämä antaa työntekijöille itsenäisyyden pitäen silti vastuussa projektin etenemisestä. Sen avulla työntekijä voi myös esittää kysymyksiä ja saada palautetta säännöllisin väliajoin.

7. Luo motivoiva ympäristö

Menestyneimmät edustajat tietävät, milloin olla cheerleader tai valmentaja ja milloin astua sisään tai taaksepäin. He ovat myös siellä juhlia menestyksiä .

8. Ole suvaitsevainen virheiden suhteen

Sinulla ei ole koskaan innovaatiota ilman riskinottoa, etkä voi ottaa riskiä ilman virheitä. Ole suvaitsevainen ja käytä virheitä oppimistyökaluna, älä pelkäävänä.Mainonta

Toistaiseksi olemme käsitelleet mitä, miksi ja miten delegointi, mutta miten voimme päättää, mitkä tehtävät pitäisi delegoida?

Tietäen, mitä pitäisi ja mitä ei pitäisi delegoida

Aiheesta on muutama erilainen ajatus, yksi näkemys on, ettätietyssä vaiheessa kaiken, mitä voidaan delegoida, tulisi olla; harvoin lukuun ottamatta.

Mitä pitäisi delegoida

Suorita tarkastus kuuden T: n avulla selvittääkseen, mitkä tehtävät ovat järkevimpiä purkaa.^[3]

1. Pieni

Nämä ovat tehtäviä, jotka ovat niin pieniä, että ne näyttävät olevan merkityksettömiä käsitellä, mutta ne summautuvat. Ne eivät ole koskaan tärkeitä tai kiireellisiä, ja vaikka ne vievät vain muutaman minuutin, he lopulta vievät sinut pois strategisemman työn virrasta. Esimerkiksi ilmoittautuminen konferenssiin tai tapahtumaan, sen lisääminen kalenteriisi ja hotellin ja lennon varaaminen - kukin näistä asioista ei välttämättä vie paljon aikaa, mutta yhdessä otettuna ne kaikki laskevat yhteen.

2. Tylsää

Suhteellisen yksinkertaiset tehtävät eivät todennäköisesti ole aikasi paras käyttö. Hyvin suoraviivaisia ​​tehtäviä voi (ja pitäisi) hoitaa kuka tahansa muu kuin sinä.

Esimerkiksi 100 kohteen luettelon lisääminen manuaalisesti laskentataulukkoon ja sen värikoodaus tai esitystekniikan KPI: ien päivittäminen ovat kaikki yksinkertaisia ​​tehtäviä, jotka voidaan antaa.

3. Aikaa vievä

Nämä ovat tehtäviä, jotka saattavat olla tärkeitä ja jopa monimutkaisia, mutta aikaa vieviä eivätkä vaadi sinua tekemään 80% tutkimuksesta. Voit helposti astua sisään, kun tehtävä on 80% valmis, ja antaa hyväksynnän, valvonnan ja / tai ohjeet seuraaviin vaiheisiin.

4. Opettava

Vaikka nämä tehtävät vaikuttavatkin alun perin monimutkaisilta, ne voidaan kääntää järjestelmäksi ja siirtää eteenpäin, mutta toimit edelleen laaduntarkastuksia ja lopullista hyväksyntää.

Esimerkiksi yhden suoran raporttisi opettaminen esitystekstin laatimiseksi kuukausittaiseen käden kokoukseen ja jopa kuinka toimittaa nämä päivitykset tiimille, voi olla hyvä tapa vapauttaa aikaa itsellesi.

5. Kauhea klo

Tehtävät, jotka kuuluvat alueelle, jolla sinusta tuntuu, että sinulla ei ole tarvetta, tulisi yleensä siirtää jollekin, jolla on vahvuuksia tällä alueella. Esimerkiksi, jos et ole varma kuinka järjestää näiden PowerPoint-dioiden visuaalinen suunnittelu tiimikokoukseen, joku tiimistäsi voi todennäköisesti astua sisään.Mainonta

6. Aikaherkkä

Nämä ovat aikaherkät tehtävät, mutta kilpailevat muiden prioriteettien kanssa. Niiden tekemiseen kerralla ei ole tarpeeksi aikaa, joten siirrät tärkeän ja aikaherkän tehtävän, joka voidaan suorittaa rinnakkain muiden projektipohjaisten määräaikojesi kanssa.

Esimerkiksi iPadin jättäminen koneelle lennon jälkeen ja työskentely sen palauttamiseksi, ennen kuin se katoaa kokonaan kadonneelle tai löydetylle syvyydelle soittamalla asiakaspalveluun päivittäin, voi viedä paljon aikaa ja voidaan siirtää alaiselle.

Mitä ei pitäisi delegoida

Toisin kuin yllä, on joitain tehtäviä, joita ei koskaan pidä delegoida ja joiden tulisi aina olla esimiehen vastuulla. Jotkut näistä ovat:

Yrityksen visio ja missio

Näillä on tärkeä rooli yrityksen maineessa, ja niihin tulisi suhtautua mahdollisimman vakavasti. Siksi vastuu luomalla nämä tulisi aina olla esimiehen tai muun yrityksen johtajan kanssa.

Palkkaamispäätökset

Liian monet johtajat luottavat ulkopuolisiin toimistoihin palkkaamispäätöksissään. Vaikka taitopaketit ovat tärkeitä, on yhtä tärkeää arvioida, kuinka työntekijä sopii yrityskulttuuriin, ja tämä on parasta tehdä kasvokkain.

Työntekijät

On tärkeää, että johtajat ottavat aktiivisen roolin saamaan uudet työntekijät tervetulleiksi. Niiden tulisi aina olla uusien työntekijöiden saatavilla.

Kuri

Kurinpidollisten tehtävien siirtäminen hallinnolliselle avustajalle tai henkilöstöhallinnolle on usein merkki heikosta johtamistaidosta. Johtajat voivat yleensä saada enemmän kunnioitusta työntekijöiltä käsittelemällä tätä itse.

Suorituskykyarviot

Työntekijöiden tekeminen omille arvosteluille ja vain kirjautuminen heille on karhut kaikille osallistujille. Johtajien tulisi olla henkilökohtaisesti mukana tässä prosessissa saadakseen siitä kaiken irti.

Johtopäätös

Ensi silmäyksellä valtuuskunta voi tuntua enemmän vaivaa kuin se kannattaa. Kun työ tehdään oikein, työn laajuus, leveys ja laatu tuottivat enemmän kuin haitat.

Tulet hämmästymään siitä, mitä tapahtuu, kun järjestät työmäärän niin, että voit keskittyä vain tärkeimpiin tehtäviin, kun taas muut työskentelevät mielekkäiden ja haastavien tehtävien parissa.Mainonta

Toteuttamalla täällä puhumamme käytännöt voit delegoida oikeat projektit oikeille ihmisille oikealla tavalla, ja se on menestyksen resepti.

Lisää vinkkejä tehtävien siirtämisestä

• Tehtävien tehokas delegointi (vaiheittaiset ohjeet)
• Tehtävien siirtäminen: mitä siirtää ja mitä ei?
• Johtamisen delegoinnin merkitys (ja miten delegoida oikein)

Esitelty valokuvahyvitys: CoWomen kautta unsplash.com

Viite