Yksi tapaaminen on ratkaiseva ja usein aliarvioitu hallintatyökalu.

Se ei ole vain rehellinen tapa olla yhteydessä työntekijöihin ja jakaa tarvittavat tiedot heidän kanssaan, mutta se on myös hyvä tapa kuulla heidän palautteensa.

Mikä on vielä tärkeämpää - henkilökohtainen tapaaminen on mahdollisuus muokata työntekijän kokemusta ja käsitystä sinusta pomona. Monissa tapauksissa se, mitä he ajattelevat sinusta ja johtamistyylistäsi, heijastuu myös heidän mielipiteeseensä koko edustamastasi yrityksestä tai organisaatiosta.

Tehokkaan henkilökohtaisen kokouksen suorittamisen tulisi olla sinulle ensisijainen tehtävä johtajana tai tiiminvetäjänä. Tässä artikkelissa esitetyt 11 vinkkiä auttavat sinua saamaan kaiken irti tästä tärkeästä ajasta.

1. Hanki oikea ajattelutapa

Oikea yksi istunto alkaa jo ennen kokousta, kun valmistelet muistiinpanojasi ja asennettasi siihen.

Jos katsot yhden kokouksen toivotuksi häiriötekijäksi kiireisessä päivässäsi, et pääse kauas.

Käytä sen sijaan hetken aikaa mielesi puhdistamiseksi ja keskity siihen henkilöön, jonka aiot tavata.

Aloita tarkistamalla edellisen henkilökohtaisen muistiinpanosi kyseisen työntekijän kanssa, tutustu heidän uusimpiin suoritustilastoihisi, merkitse kaikki valitukset tai kiitokset, joita olet saanut heistä.

2. Tee yksitellen kokouksista säännöllinen asia

Yksittäisten taajuus riippuu suuresti yrityksen koosta ja johtamistyylistä. Joidenkin lähteiden mukaan tällaisten kokousten tulisi olla viikoittaisia, kun taas toiset sanovat, että kahden viikon tai kuukauden aikataulu tekisi temppun.

Hyvä idea on asettaa seuraava toistuva kokous kunkin nykyisen kokouksen loppuun, jotta molemmat osapuolet voivat suunnitella sitä eteenpäin.

Ajattele taajuutta ja pituutta, joka ei vaikuta sinulle tai työntekijöillesi liikaa, mutta silti riittää pitämään kaikki silmukassa ja ylläpitämään jatkuvaa yhteyttä.Mainonta

Uusilla työntekijöillä tulisi olla henkilökohtaiset henkilöt useammin, vähintään kerran viikossa tai kahdessa viikossa.

Toistuvat yksi kerrallaan tekevät palautteen jakamisesta rutiininomaisen ja rohkaisevat rehellisyyden kulttuuria. Lisäksi säännölliset henkilökohtaiset keskustelut saavat työntekijät tuntemaan itsensä ymmärretyiksi, luotettaviksi ja arvostetuiksi yrityksessä - mikä lisää heidän sisäistä motivaatiotaan.

3. Aseta aikaraja kokouksille

Aikaa tarpeeksi aikaa näille keskusteluille, mutta älä myöskään pidä niitä liian pitkinä.Kukaan ei odota tapaamisia, jotka menettävät keskittymisen ja vain jatkuvat ikuisesti.

Kunkin istunnon optimaalinen pituus riippuu myös näiden tapaamisten tiheydestä - esimerkiksi jos tapaat joka viikko, 30 minuutin istunto voi riittää. Jos tapaat kerran kahdessa viikossa tai kuukaudessa, 60 minuuttia voi olla tehokkaampi.

Menestyvät johtajat, kuten Intelin perustaja ja entinen toimitusjohtaja Andy Grove, ovat neuvoneet tekemään yksi kerrallaan vähintään yhden tunnin:

Kaiken vähemmän kokemukseni mukaan taipumus saada alaisen rajoittumaan yksinkertaisiin asioihin, jotka voidaan hoitaa nopeasti.

4. Tee luettelo keskusteltavista aiheista

Kokouksen yleissuunnitelma tai -rakenne voi auttaa keskustelun käynnistämisessä - varsinkin ensimmäisissä kokouksissa. Sinun ei kuitenkaan tarvitse pitää kiinni suunnitelmasta mitä tahansa. Pidä sitä pikemminkin viitteenä, joka voi auttaa, jos keskustelu juuttuu tai ajautuu liian kauas aiheesta.

Kokouksen esityslista voi olla hyödyllinen myös siinä tapauksessa, että työntekijä on introvertti eikä todennäköisesti puhu itse.

Voit esimerkiksi valmistaa kolmesta viiteen aihetta, joista olet kiinnostunut tietämään. Tai voit pitää luettelon kysymyksistä edessäsi, mutta muista olla joustava - sinun ei tarvitse kysyä kaikkia, jos keskustelu sujuu luonnollisesti.

Joitakin ideoita kysymyksiin, jotka todennäköisesti tuottavat perusteellisia vastauksia:

• Mikä päivän osa tuntuu tuottavimmalta? Tarvitsetko mielestäsi erilaisen työaikataulun hyvinvoinnin ja tuottavuuden parantamiseksi?
• Mitkä ovat viimeisimmät saavutuksesi, jotka tekevät sinusta ylpeän?
• Onko sinulla ehdotuksia, jotka voisivat auttaa meitä työskentelemään paremmin tiiminä?
• Onko joukkueessa ketään, jonka kanssa on vaikea työskennellä? Voitteko selittää miksi?
• Mitkä tehtäväsi pitävät sinut innostuneina ja innoittamina? Onko jokin tapa tehdä päivittäisistä tehtävistäsi kiinnostavampia?
• Mitkä ovat nykyisen projektisi tärkeimmät pullonkaulat? Voinko auttaa millään tavalla siirtämään sitä eteenpäin?
• Mitkä asiat huolestuttavat sinua työssäsi tai toimistoympäristössä yleensä? Oletko koskaan tuntenut itsesi aliarvostetuksi täällä?
• Tuntuuko sinusta siltä, ​​että opit tarpeeksi työssä? Mistä alueista haluaisit oppia lisää?
• Mitä voin tehdä parantaakseni johtamistyyliäni tai tukiakseen sinua paremmin?
• Mitä projekteja tai tehtäviä haluaisit työskennellä seuraavaksi?

Pro-tyyppi: Mainonta

Googlen entinen toimitusjohtaja Eric Schmidt aloitti henkilökohtaiset vertaamalla hänen luetteloitaan luetteloihin, joita hänen työntekijöitään pyydettiin valmistelemaan ennen kokousta.^[1]Molemmista luetteloista löytyneet kohteet priorisoitiin, koska ne olivat todennäköisesti kiireellisimpiä asioita.

5. Pidä se rentona ja muuta asetusta

Jos haluat keskustella rehellisesti, rennosti ja vilpittömästi työntekijän kanssa, ajattele paitsi sanasi ja kehosi kieltäsi myös kokouksen ilmapiiriä.

Tavoitteenasi on olla ammattimainen ja tuottava, mutta ei välttämättä hankala tai vanhentunut.

Etsi ensin rentouttava paikka yksityiselle keskustelulle. Viihtyisät huonekalut, lämpimät värit, toimistokasvit tai jopa erilainen näkymä ikkunasta voi herättää uusia ideoita ja ehdotuksia. Mutta sinun ei tarvitse edes pitää kiinni kokoushuoneesta - miksi et lähteä kävelylle tai juoda kahvia läheisessä kahvilassa?

Tuottavuuden seurantaohjelmiston toimitusjohtaja DeskTime, Artis Rozentals uskoo, että henkilökohtaisten kokousten tulisi tapahtua toimiston tavanomaisten rajoitusten ulkopuolella:

Minulla on mahdollisuus mennä pidemmälle yhdelle lounaalle jokaisen tiimini jäsenen kanssa keskustelemaan kaikesta rennossa ilmapiirissä.

Hän lisää, että epävirallisuus ei tarkoita, että kokous tapahtuu ilman valmistautumista.

Ennen kokousta laadin ajankohtaiset kysymykset ja tiedot ja jaan ne asianomaiselle työntekijälle, jotta me molemmat valmistaudumme ja keskustelemme hedelmällisesti.

6. Keskity työntekijään

Työntekijän tulisi olla keskitytty yhteen keskusteluun. Kuuluisa amerikkalainen liikemies ja kirjailija Ben Horowitz suosittelee, että esimiehen tulisi puhua vain 10% ajasta , jättäen loput keskustelusta tiimin jäsenelle.

Muista - valta-asemassa olevana henkilönä sinun tulisi asettaa egosi syrjään ja tukea työntekijääsi niin hyvin kuin pystyt.

Ihannetapauksessa keskustelu sujuu luonnollisesti kaikkialla, mikä hänelle on tärkeää. Jos se ei onnistu, esitä avoimia kysymyksiä, jotka voivat auttaa heitä laatimaan kantansa ja ilmaisemaan palautettaan (katso vinkki 4).Mainonta

7. Kuuntele niin kuin tarkoitat sitä

Sinun tehtäväsi ei ole vain antaa työntekijän puhua. Se on myös kuunnella - aktiivisesti. Tämä tarkoittaa, ettet kuuntele vain kohteliasta. Yrität itse asiassa ymmärtää ja muistaa kaiken, mitä jaetaan.

Joitakin aktiivisia kuuntelutekniikoita:

• Säilytä ennakkoluuloton, luottavainen ja kuuntele henkilöä tekemättä yksipuolisia johtopäätöksiä.
• Näytä työntekijälle, johon kiinnität huomiota, ja tiivistä toisinaan heidän sanansa.
• Tarkista vielä kerran, ymmärrätkö jotkut lausunnot oikein väärinkäsitysten välttämiseksi (esimerkiksi 'Sainkö oikein, että haluat markkinointitiimin liittyä tähän projektiin uusien viivästysten välttämiseksi?').
• Ole vastaanottokykyinen kaikelle, mitä kuulet - jopa kritiikille yrityksestäsi tai omasta suorituskyvystäsi.

8. Jaa asiaankuuluvat tiedot

Mainitsimme jo, että työnantajan tulisi puhua vähemmän ja kuunnella enemmän. Jos sinulla on kuitenkin jotain tärkeää sanottavaa ja se vaikuttaa tähän työntekijään henkilökohtaisesti tai ammatillisesti, yksi-yksi-tapaaminen on aika sanoa se.

Valmisteletko uutta projektia tai strategiaa, josta työntekijän tulisi tietää? Testaatko joitain uusia johtotaktiikoita ja haluaisit heidän olevan aluksella? Vaikuttavatko uudet muutokset erityisesti yritykseen tai tiimiin?

Pidä jokainen työntekijä silmukassa, jotta vältetään juorut ja väärät tiedot leviämästä toimistossa. Jos kerrot heille henkilökohtaisesti uutiset, he tuntevat myös olevansa arvostettuja ja arvostettuja.

9. Kirjoita muistiinpanot muistiin

Todennäköisesti olet vastuussa useammasta kuin yhdestä tai kahdesta työntekijästä, joten sinun ei pitäisi luottaa muistisi merkitsemään kaikki tärkeät kohdat, jotka jokaisen tiimin jäsen nostaa esiin.

Tietokoneelle ei kuitenkaan suositella kirjoittavan muistiinpanoja kokouksen aikana. Miksi?

Kannettavan tietokoneen avaamisen voidaan helposti tulkita häiritseväksi eikä kiinnostuneeksi keskustelusta.

Joten sinun täytyy tehdä muistiinpanoja vanhanaikaisella tavalla - kirjoittamalla ne muistikirjaan, päiväkirjaan tai paperille.

Muistiinpanojen tekemisen avulla tiimisi jäsen voi nähdä, että olet aktiivisesti mukana kokouksessa ja että esitetyt pisteet otetaan huomioon. Toisin sanoen - että tämä ei ole vain heidän ajanhukkaa.

10. Jätä tehtävä tai takeaway

Aivan kuten kaikella muulla yritystoimintaan liittyvällä tavalla, myös henkilökohtaisilla kokouksilla tulisi olla tarkoitus ja tuloksellinen tulos. Toisin sanoen, varmista, että sinä, työntekijäsi tai mieluiten molemmat, lähdet toiminnolla tai suoritettavalla tehtävällä.Mainonta

Vahvista tämä lähettämällä nopea sähköpostiviesti yhden kokouksen jälkeen ja kertomalla uudelleen tärkeimmät asiat, jotka olet käynyt läpi. Tämä varmistaa, että olette molemmat samalla sivulla ja tietoisia kummankin osapuolen seuraavista vaiheista.

Kertaussähköposti vie vielä muutaman minuutin ajastasi, mutta epäilemättä se osoittautuu kannattavaksi pitkällä aikavälillä.

11. Älä laiminlyö henkilökohtaisia ​​etätyöntekijöitäsi

Nykyään yhä useampi johtaja työskentelee tiimin kanssa, joka koostuu osittain (tai kokonaan) etätyöntekijöistä. Jos olet yksi heistä, tiedä tämä:

Yksittäiset kokoukset ovat entistä kriittisempiä, kun kyse on etätiimistäsi.

Miksi? Koska voit tuntea talosi tiimin tunteen joka päivä toimistossa. Samaan aikaan sinulla ei ehkä ole aavistustakaan siitä, miltä ulkoistetut tai etätyöntekijät tuntevat.

Print on demand -käynnistyksen toimitusjohtaja Tulostettava , Davis Siksnans, johtaa yritystä, jossa on 500 työntekijää ja joka ulottuu kahteen maanosaan. Sen lisäksi, että hänellä on neljännesvuosittaiset kokoukset kaikille työntekijöille, hän vaatii esimiehiltä säännöllisiä henkilökohtaisia ​​tapaamisia jokaisen tiiminsä kanssa,^[kaksi]kahden vuoden välein suoritettavien tulosarviointien lisäksi.

Hän huomauttaa:

Se on hieno tapa osoittaa, että johtajat välittävät työntekijän suorituskyvystä ja hyvinvoinnista. Aiheet tulevat esiin, jotka eivät muuten käy säännöllisessä keskustelussa, kuten esimerkiksi toimistossa toistettava musiikki.

Santa Lice-Kruze, Printful Latvian henkilöstöjohtaja, on samaa mieltä Davisin kanssa ja mainostaa:

Keskustelut on rakennettava avoimuuden ja keskinäisen luottamuksen pohjalta. Tämä on aika kysyä, miten henkilöllä on, työ- ja yksityiselämän tasapainosta, terveydestä, työtönstä jne. Sinun on ehdottomasti kysyttävä, voitko auttaa missä tahansa.

Katso silmä silmään työntekijöiden kanssa

Johtajana sinun on oltava johdonmukainen kaikessa, mitä teet - eikä yksi tapaaminen ole poikkeus. Niiden ei tarvitse tapahtua joka päivä tai edes joka viikko, mutta sinun on oltava sitoutunut heihin joka kerta.Mainonta

Muista - ensisijainen tavoitteesi on tukea työntekijän suorituskykyä. Säännöllinen henkilökohtainen keskustelu jokaisen ilmoittajan kanssa auttaa sinua näkemään työntekijöiden sitoutumisen lisääntymisen. Ja tämä johtaa todennäköisesti parempaan yrityskulttuuriin ja parempaan tuottavuuteen koko yritykselle.

Lisää johtajuusvinkkejä

• 5 johtamistyyppiä, jotka auttavat sinua rakentamaan korkean suorituskyvyn tiimin
• Hallitse nämä 10 johtamistaitoa vahvaksi johtajaksi
• Johtajuus vs. johto: Onko yksi parempi kuin toinen?
• 15 parasta johtokirjaa, jotka jokaisen johtajan on luettava menestymisen saavuttamiseksi

Esitelty valokuvahyvitys: rawpixel osoitteessa unsplash.com

Viite