MIKSI TEHTÄVÄLISTAT EIVÄT TOIMI (JA MITEN SITÄ VOIDAAN MUUTTAA)

Kuinka usein tunnet olevasi hukkua ja järjestäytynyt elämässäsi, olitpa sitten töissä tai kotona? Me kaikki näyttävät kamppailevan ajanhallinnan kanssa jollakin elämämme alueella; Yksi yleisimmistä lauseista sen lisäksi, että rakastan sinua, on, että minulla ei ole aikaa. Kaikki ehdottavat työskentelemistä tehtäväluettelosta, jotta saat elämäsi järjestäytyneemmäksi, mutta miksi näillä luetteloilla on myös kielteinen merkitys heille?

Oletetaan, että sinulla on voimakas halu kääntää tämä tilanne hyvillä aikomuksillasi - voit sitten ottaa esiin paperin ja kynän aloittaaksesi tämän aineettoman sotkun tekemisen tehtäväluettelolla. Mitä yleensä tapahtuu, on se, että joko tulet niin hukkua nähdessäsi kaiken listallasi, mikä saa sinut tuntemaan olosi huonommaksi kuin ennen, tai teet luettelon, mutta olet täysin kiinni siitä, miten se voidaan suorittaa tehokkaasti.

Tehtävälistat voivat toimia sinulle, mutta jos et käytä niitä tehokkaasti, ne voivat todella jättää sinut pettyneemmäksi ja stressaantuneemmaksi kuin ennen. Ajattele arkistointijärjestelmää: konsepti on hyvä, mutta jos vain arkistoit paperit pois ilman rakennetta tai järjestelmää, arkistointijärjestelmällä on kielteinen vaikutus. Sama on tehtäväluetteloiden kanssa - voit koota yhden yhteen, mutta jos et tee sitä oikein, se on hedelmätön harjoitus.

Miksi jotkut ihmiset kokevat, että yleiset tehtävälistat eivät toimi?

Useimmat ihmiset kokevat, että yleiset tehtäväluettelot eivät toimi, koska:Mainonta

He ovat niin hukkua vain katsomalla kaikkia asioita, jotka heidän on tehtävä.
He eivät osaa priorisoida luettelossa olevia kohteita.
He kokevat olevansa jatkuvasti lisäämässä luetteloaan, mutta eivät vähennä sitä.
Kodin tehtävien sekoittaminen työtehtäviin on hämmennystä.

Tehtäväluettelon käytön edut

Tehtäväluettelosta löytyy kuitenkin monia etuja:

Sinulla on selkeys siitä, mitä sinun on tehtävä.
Tunnet olosi vähemmän stressaantuneeksi, koska kaikki tekosi ovat paperilla ja mielestäsi poissa.
Se auttaa sinua priorisoimaan toimintasi.
Et unohda niin monia tehtäviä ja unohda mitään.
Sinusta tuntuu järjestäytyneemmältä.
Se auttaa sinua suunnittelussa.

4 kultaista sääntöä tehtäväluettelon luomiseksi

Tässä ovat kultaiset sääntöni tehtäväluettelon tekemiseen:

1. Luokittele

Tutkimukset ovat osoittaneet, että aivosi hukkuvat nähdessään luettelon 7 tai 8 vaihtoehdosta; se haluaa sulkea.^[1]Tästä syystä sinun on työskenneltävä eri luetteloista. Erota ne eri luokkiin, ja niillä ei saa olla enempää kuin 7 tai 8 tehtävää.

Saattaa olla hyödyllistä, jos sinulla on projektiluettelo, seurantalista ja älä unohda-luettelo. tiedät mikä toimii parhaiten sinulle, koska nämä otsikot ovat erilaisia kaikille.Mainonta

kaksi. Lisää arviot

Sinun ei tarvitse vain tietää, mitä on tehtävä, vaan kuinka kauan kestää myös suunnitellaksesi tehokkaasti.

Kuvittele luettelossasi, että sinulla on yksi tehtävä, joka kestää 30 minuuttia, toinen, joka voi kestää tunnin, ja toinen, joka voi kestää 4 tuntia. Sinun on tiedettävä, kun katsot tehtävää, muuten heikennät suunnittelua, joten lisää ylimääräinen sarake luetteloosi ja sisällytä arvio siitä, kuinka kauan uskot tehtävän kestävän, ja ole realistinen!

Kärki: Jos sinulle on haastetta arvioida tarkasti, aloita rakentamalla tämä taito päivittäin. Arvioi, kuinka kauan kestää valmistautuminen, kokata illallinen, mennä kävelylle jne., Ja vertaa tätä sitten todelliseen kestiisi. Alat saada tarkempia arvioitasi.

3. priorisoi

Jotta voit valita tehokkaasti, mitä sinun pitäisi työskennellä, sinun on otettava huomioon: prioriteetti, järjestys ja arvioitu aika. Lisää toinen sarake prioriteettiluetteloon. Jaa tehtävät neljään luokkaan:Mainonta

Tärkeää ja kiireellistä
Ei kiireellinen, mutta tärkeä
Ei tärkeä, mutta kiireellinen
Ei tärkeä tai kiireellinen

Haluat työskennellä tehtävissä, jotka ovat tietysti kiireellisiä ja tärkeitä, mutta valitse myös joitain tärkeitä ja ei kiireellisiä tehtäviä. Miksi? Koska nämä tehtävät liittyvät yleensä pitkän aikavälin tavoitteisiin, ja kun työskentelet vain kiireellisten ja tärkeiden tehtävien parissa, sinusta tuntuu, että päiväsi kuluu tulipalojen sammuttamiseen. Hylätään muut tärkeät alueet, joilla on useimmiten kielteisiä seurauksia.

Suurin osa ajastasi tulisi käyttää kahteen ensimmäiseen luokkaan.

4. Katsaus

Jotta tämä luettelo toimisi tehokkaasti sinulle, siitä on tehtävä päivittäinen työkalu, jota käytät aikasi hallintaan, ja tarkastelet sitä säännöllisesti. Ei ole mitään syytä olla vain luettelo, joka tallentaa kaiken tarvittavan, mutta et käytä sitä osana suurempaa ajanhallintasuunnitelmaasi.

Esimerkiksi: Tarkista luettelo jokaisen viikon lopussa ja käytä sitä suunnitellaksesi seuraava viikko. Valitse, mitä haluat työskennellä ottaen huomioon prioriteetti, aika ja järjestys ja ajoita sitten nämä kohteet kalenteriin. Kultainen sääntö suunnittelussa: älä ajoita yli 75% ajastasi.Mainonta

Bottom Line

Tartu siis kynään ja paperiin ja anna itsellesi lahja rauhallisesta ja selkeästä mielestä purkamalla kaikki siellä olevat ja luetteloon kuten nyt, sinulla on kaikki tarvittavat työkalut sen toimimiseksi. Tieto on hyödytöntä, ellei sitä käytetä - kuinka kovasti haluat enemmän aikaa?

Menestykseen!