KUINKA LUODA TEHTÄVÄLISTA, JOKA PARANTAA TUOTTAVUUTTASI

Kello on 6:00, ja olet juuri herännyt. Suihkun jälkeen on aika syödä aamiainen, saada uutiset lukemalla aamulehti ja aloittaa sitten työsi. Tunnet rento ja onnellinen. Sinulla on erittäin korkeat odotukset päivälle ja haluat olla mahdollisimman tuottava tehtäväluettelosi kanssa.

Nopeasti eteenpäin klo 14.00 samana päivänä. Työskentelet kiireessä, ja sinulla on tuskin ollut mahdollisuutta pitää lounastauko. Alat tuntea itsesi hieman stressaantuneeksi ja väsyneeksi kiireisen aikataulun takia. Lisäksi näyttää siltä, että sinun on palattava tiettyihin tehtäviin ja korjattava ne, koska sinulla ei ollut aikaa keskittyä niihin oikein.

Haluat löytää palautuspainikkeen, jotta voit aloittaa päiväsi alusta uudella strategialla.

Se mitä olet todennäköisesti kokenut, oli tämä: suunnittelet päiväsi edellisenä iltana ja tunsit olevasi tehtäviesi päällä. Asiat alkoivat kuitenkin mennä pieleen, kun jatkat tehtävien lisäämistä luetteloosi, ja lopulta tehtäväluettelosi oli monta mailia pitkä. Tehtäväluettelossasi oli myös tehtäviä, joita oli melkein mahdotonta saada aikaan yhdessä päivässä.

Toinen asia, joka vaikutti kiireiseen ja stressaavaan päivään, ei ollut ymmärtäminen, kuinka paljon aikaa tietyn tehtävän suorittaminen vie ja milloin se suoritetaan. Jos sinulla olisi nämä tiedot, olisi ollut helpompaa selvittää oikea ajoitus tehtävän suorittamiselle.

Lopuksi, suunnitelmissasi ei todellakaan ollut mitään joustavuutta. Unohdit lisätä puskurin tehtävien väliin ja ymmärtää, että tietyt tehtävät ovat paljon suurempia kuin mitä ne näyttävät ulkopuolella.

Mutta tiedät mitä - pelkästään nämä syyt eivät olleet tärkein syy stressiin ja kiireisyyteen. Jatka lukemista saadaksesi selville, mikä se oli.

Sisällysluettelo

Mitä ihmiset vääristävät tehtäväluettelosta
Suuren tehtäväluettelon komponentit
Kuinka luoda tehtävälista, joka lisää tuottavuutta
Bottom Line
Lisää tuottavuusvinkkejä

Mitä ihmiset vääristävät tehtäväluettelosta

Tiedätkö todella mitä sinun pitäisi tehdä?

Kuinka paljon aikaa käytit päivän suunnitteluun - oliko vain 5 minuuttia, kun televisio häiritsi sinua?

Jos näin on, niin tämä oli luultavasti suurin syy, miksi päiväsi tuli niin stressaavaksi.Mainonta

Kun suunnittelet päiviäsi, sinun pitäisi todella ymmärtää tehtävät, jotka aiot suorittaa, ja mitä niiden suorittaminen vaatii. Tämä on välttämätöntä etenkin tärkeiden tehtävien kohdalla, koska pystyt edistymään tärkeimpien tehtävien kanssa.

Suunnitteluun käytetyn ajan puute näkyy myös liian monena suurena tehtävänä, joka on täytetty päivittäiseen luetteloosi. Jos et ole jakanut tehtäviä pienempiin paloihin, on todennäköistä, ettet aio saada niitä tekemään päivän aikana. Tämä puolestaan saa sinut lyödä itsesi, koska et ole täyttänyt tehtäväluetteloa.

Lopuksi, älä käsittele tehtäväluettelon luomista kuin jotain toissijaista asiaa, jonka yrität tehdä mahdollisimman nopeasti. Itse asiassa, kun kiinnität enemmän huomiota seuraavan päivän tehtäväluetteloon, sitä todennäköisemmin se on realistinen ja vähemmän stressaava sinulle.

Suuren tehtäväluettelon komponentit

Kun puhun hyvästä tehtäväluettelosta, pidän näitä ominaisuuksia osana sitä:

Tasapainoinen

Tehtäväluettelo sisältää sekä tärkeitä että vähemmän tärkeitä tehtäviä. Tunnustetaan tosiasia: vaikka me kaikki haluaisimme työskennellä vain tärkeiden tehtävien parissa (esim. Tavoitteisiin liittyvät), meidän on huolehdittava myös vähemmän tärkeistä tehtävistä (kuten asioiden suorittaminen, kotitalouden hoitaminen tai muut arjen asiat ).

Tarpeeksi joustavuutta

Mitä tapahtuu, kun olet suunnitellut tehtävän, mutta et pysty hoitamaan sitä? Onko sinulla suunnitelma B paikallaan? Jos ei, yritä selvittää vaihtoehtoinen toiminto, jonka voit suorittaa näissä tilanteissa.

Aika siirtymille

Ymmärrä, että siirtymäajat syövät myös aikaa. Varmista, että kun suunnittelet tehtäväluetteloa, tämä aika sisältyy myös suunnitelmiin. Lisäpuskurin lisääminen tehtävien välillä tekee luettelostasi joustavamman ja realistisemman.

Ei liian monta tehtävää yhden päivän ajan

On vaikeaa antaa tarkka kuva siitä, kuinka monta tehtävää sinun pitäisi olla päivittäisessä luettelossa. Se riippuu tilanteestasi, mutta olen valmis sanomaan, että kaiken 5-10 tehtävän välillä pitäisi riittää päiväksi.

Ymmärrä, että tietyt tehtävät ovat erittäin nopeita, joten on helpompaa sisällyttää enemmän ja järjestää tehtäviäsi tiettyinä päivinä. Varmista vain, että luettelossa on myös tärkeitä tehtäviä, jotta voit edetä suurempien projektien kanssa.

Suojuksen kilpi

Rakenna suojakilpi tehtäväluettelosi ympärille, jotta mahdollisimman vähän tehtäviä voi laskeutua luetteloosi ja että luettelossasi olevien kohteiden määrä ei kasva päivän aikana.Mainonta

Ensimmäisessä tapauksessa yritä poistaa tehtäviesi lähteet. Tämä tapahtuu vähentämällä sitoumuksiasi ja rajoittamalla hankkeitasi. Tosiasia on, että mitä enemmän sinulla on sitoumuksia (tai projekteja), sitä todennäköisemmin ne päätyvät päivittäisen luettelosi tehtäviksi.

Tee toisessa tapauksessa luettelosi suljettu. Opin tämän käsitteen lukemalla Tee se huomenna ja muut ajanhallinnan salaisuudet kirjoittanut Mark Forster. Suljetun tehtäväluettelon luomiseksi sinun tarvitsee vain piirtää viiva luettelon viimeisen tehtävän alle.

Kun olet tehnyt tämän, et saa lisätä uusia tehtäviä luetteloosi päivän aikana. Tämä varmistaa, että tehtävien määrä todella vähenee päivän edetessä.

Kuinka luoda tehtävälista, joka lisää tuottavuutta

Voit tehdä luettelon, jonka voit todella tehdä saavuttaa seuraavana päivänä , tee seuraava:

1. Poista tarpeettomat tehtävät

Käy läpi sitoumuksesi ja päätä, tarvitsetko todellakin kutakin.

Esimerkiksi olin aktiivinen jäsen kotikaupungissani paikallisessa tietokoneklubissamme, mutta sitten tajusin, että minulla ei enää ollut tarpeeksi aikaa kyseiseen toimintaan. Vaikka olen edelleen klubin jäsen, en enää osallistu sen toimintaan. Tämä on poistanut sitoumukseen liittyvät tehtävät.

2. Käytä aikaa suunnitellaksesi luetteloa

Älä kiirehdi tehtäväluettelon luomista - viettää aikaa suunnitteluvaiheessa. Tarvittaessa eristää itsesi suunnittelua varten menemällä kotisi erilliseen huoneeseen (tai jopa menemällä ulos). Tällä tavalla voit itse ajatella tehtävät ennen kuin laitat ne tehtäväluetteloon.

Yritä viettää vähintään 15 minuuttia luettelosi kanssa, kun suunnittelet sitä.

3. Siirrä tärkeät tehtävät alkuun

Kun suunnittelet päiväsi, varmista, että tärkeät tehtävät ovat luettelosi alussa. Tämä varmistaa, että saat nämä tehtävät mahdollisimman nopeasti.

Esimerkiksi bloggaajana varmistan, että sisällönluontitehtävät ovat luetteloni alussa. Heti kun herään, hyökkään niihin tehtäviin välittömästi, ja ne tehdään ennen kuin menen töihin.Mainonta

4. Seuraa toistuvia tehtäviä

Luettelossasi saattaa olla toistuvia tehtäviä, mutta tiedätkö, kuinka kauan heidän suorittamiseensa kuluu aikaa?

Jos et, varmista, että teet jonkin aikaa seurantaa sen selvittämiseksi. Tämä auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi paremmin, koska tiedät kuinka paljon aikaa tehtävä suorittaa ja onko aikataulussasi tietty aikaväli, jolloin tehtävä voidaan suorittaa.

5. Eräiset vastaavat tehtävät

Katso luetteloasi ja selvitä, onko vastaavia tehtäviä, jotka voit eräajoin käsitellä. Näin saat tietyt tehtävät pois luettelostasi nopeammin ja helpommin.

6. Määritä tehtävät tarkemmin

Älä sisällytä luetteloosi vain sellaista tehtävää kuin verkkosivuston rakentaminen; varmista, että olet jakanut tehtävän pienempiin paloihin. Mitä pienemmät tehtävät ovat, sitä helpompi on suorittaa ne ennen eräpäivää.

7. Tee valmistelutyötä etukäteen

Varmista, että valmistaudut tiettyihin tehtäviin etukäteen.

Esimerkiksi kirjoitan sunnuntaisin viestejäni pääpiirteet, jotta minulla on helpompaa (ja nopeammin) alkaa kirjoittaa varsinaisia viestejä, kun herään. Pienellä valmistelutyöllä nopeutan asioita ja varmistan, että tehtävät suoritetaan, kun oikea päivä tulee.

8. Automatisoi huolto

Luonnollisesti voit käyttää kynää ja paperia lähestymistapaan henkilökohtaiseen tehtäväluetteloon, mutta yritä hyödyntää myös tekniikkaa. Yritä itse asiassa löytää työkalu, joka huolehtii tehtäväluettelosi ylläpidosta puolestasi. Haluttu työkaluni on Nozbe , mutta siellä on muut tehtävienhallintasovellukset että voit kokeilla myös.

9. Tunne tehtävätyypit ja aikataulu

Lopuksi, kun suunnittelet päiväsi, kysy itseltäsi nämä kysymykset:

Mitä muuta minulla on aikataulussa?

Tämä kysymys viittaa henkilökohtaiseen aikatauluusi. Jos esimerkiksi olet matkalla, varmista, että luettelosi heijastaa tätä tosiasiaa. Älä yritä ylikuormittaa luetteloasi liikaa tehtäviä, koska todennäköisemmin saat vain murto-osan niistä valmiiksi.

Onko tehtävä portinvartija?

Tässä kysymyksessä kysytään, estääkö tehtävä muita suoritettavia tehtäviä.Mainonta

Toisinaan meillä saattaa olla tehtävä, josta on ensin huolehdittava. Kun olet tehnyt sen, vasta sitten voit hoitaa seuraavat tehtävät.

Kun keskityt tehtäväluettelon luomiseen keskitetysti, pystyt havaitsemaan portinvartijat helposti.

Onko listallani jäävuoria?

Tämä kysymys kysyy, onko tehtäväsi todella paljon suurempi kuin miltä se näyttää. Joskus aloittaessasi tehtävän, huomaat pian, että se on paljon suurempi kuin mitä alun perin ajattelit (vertaa niitä jäävuoriin, joissa vain jäävuoren kärki on veden yläpuolella, mutta suurin osa jäästä on alapuolella) .

Jälleen kerran, kun keskityt riittävästi tehtäväluetteloon luomisvaiheessa, on helpompaa havaita nämä jäävuoret ja jakaa tehtävät pienempiin, hallittavampiin paloihin.

Onko tehtävän häiriötekijä?

Kaikkia tehtäviä ei luoda tasa-arvoisesti: jotkut sietävät enemmän häiriötekijöitä, kun taas toiset vaativat täyttä huomiota.

Esimerkiksi voin tarkistaa Twitter-streamini tai tehdä yksinkertaisia blogihuoltoja, vaikka olisin perheeni kanssa. Nämä tehtävät ovat häiriötekijöitä, ja voin huolehtia niistä, vaikka en kiinnitä niihin täyttä huomiota.

Bottom Line

Jos sinulla on edelleen vaikea saavuttaa päivittäisiä tehtäviä tehtäväluettelossasi, muista analysoida syyt, miksi näin tapahtui. Jos jotain, älä päihitä itseäsi, koska et ole suorittanut tehtäväluetteloa.

Kukaan ei ole täydellinen, ja voimme oppia virheistämme.

Hyvän tehtäväluettelon luominen vie vähän käytäntöä. Kuitenkin, kun opit yhdistämään kaikki palat yhteen, asiat näyttävät paljon paremmilta ja olet tuottavampi kokonaisuutena.