Ajanhallinta on taito, joka avaa kaikki muut taidot. Lisäksi, jos haluat päästä eteenpäin paremmin, ajanhallinta auttaa. Jos haluat paremman työn tai elämän tasapainon, ajanhallinta on vastaus. Jos haluat tuntea itsesi vähemmän hukkua ja hallitsevammaksi, ajanhallinta on parempi vastaus. Tehokkaamman ajanhallinnan ytimessä on ajanhallintajärjestelmä ja sen tukeminen, joka on joukko luetteloita. Nämä ajanhallintamallit voivat auttaa sinua luomaan kyseisiä luetteloita.

Jos paras ystäväsi käyttäisi ajanhallintajärjestelmääsi, mitä hän sanoisi?

Kun luet tätä artikkelia, olet todennäköisesti yksi kolmesta ryhmästä;

• Ne, jotka kieltävät - 'Olen niin kiireinen, ettei minulla ole aikaa parantaa ajanhallintaa.'
• Tietämättömät - 'Ajanhallintajärjestelmäni on toiminut hyvin jo 15 vuoden ajan.'
• Tarvitsevat - 'Jos tämä voi auttaa, annan sen mennä, koska olen varma, että voin tehdä joitain parannuksia.'

Nämä ajanhallintamallit auttavat apua tarvitseville -ryhmään. Ne ovat yksinkertaisia, käytännöllisiä ja voit käyttää niitä heti. Jos sinulla olisi aikaa, olisit luonut samanlaisia ​​malleja. On vaikeaa, kun olet kaivannoissa.

Intohimoni on auttaa muita ja olla innokas opiskelija ja ajanhallinnan kouluttaja 14 vuotta halusin jakaa joitain oppimistani. Opi kovalla tavalla, joten sinun ei tarvitse.

Kuinka käyttää kaikkia 14 ajanhallintamallia

Mallit suunnitellaan niiden käytön mukaan. Ensimmäinen on vaikein, Tärkeimmät tulosalueet (KRA) ja sitten ne helpottuvat asteittain. Esimerkiksi ”Päivittäinen tehtävälista”, ”Projektiluettelo” ja ”Viikoittainen arviointi”.

1. Tärkeimmät tulosalueet Ajanhallintamalli

Kuvittele jalkapallojoukkueesi, jota tuet, tai jos sinulla ei ole, joukkue, jota ystäväsi tukee, tai vain sellainen, josta olet kuullut. Minun on Oxford United (mainitse lempeä väärinkäyttö!). Oxford Unitedin KPI (Key Performance Indicator) todennäköisesti voittaa liigan. Tämä joukkueen tavoite, jonka kaikki joukkueen jäsenet haluavat saavuttaa. Tämä kohde ei ole yksittäinen. Oxford United saattaisi voittaa liigan, mutta tekivätkö kaikki pelaajat painonsa? Tässä KRA: t ovat tärkeitä. A Keskeinen tulosalue (KRA) on yksilöllinen kohde. Ajatuksena on, että jos jokainen henkilö pyrkii saavuttamaan KRA: nsa, ryhmän tulee saavuttaa KPI: nsä. Palataksemme jalkapallojoukkueeseemme, maalivahdin KRA saattaa olla 'puhdas arkki'. Hyökkääjän KRA: n on voitettava yksi maali per ottelu, ja puolustajan KRA: n on voitettava 80% otteluistaan. Mikä on sinun KRA?

Toiminta: Täytä KRA: nne käyttämällä ajanhallintamallia nro 1, jotta voit nyt selvittää miksi olet palkanlaskennassa - KRA. Mainonta

2. Päivittäinen tehtävälista Ajanhallintamalli

Tämä ajanhallintamalli on helpoin ymmärtää, koska se vaatii vain luettelon siitä, mitä aiot tehdä joka päivä. Haasteena on, että monet ihmiset kirjoittavat jatkuvan tehtäväluettelon eikä tehtäväluettelon jokaiselle päivälle. Kun sinulla on tehtäväluettelo joka päivä, mieli keskittyy. Jos sinulla ei ole tehtäväluetteloa päivittäin, kaksi asiaa tapahtuu yleensä. Ensinnäkin, olet jumissa sähköpostiisi, koska se saa meidät ajattelemaan, että teemme kovasti töitä ja siksi 'kiireisiä'. Toiseksi joku muu täyttää päiväsi tehtävillä, jos et ole itse valinnut tehtäviä. Nämä tehtävät voivat olla sähköpostiviestejä, pomojen pyyntöjä tai toimintoja, jotka saat kokouksessa. 'Pidä suunnitelma joka päivä, tai joku saa sellaisen sinulle'. Päivittäinen tehtävälista on jokaisen ajanhallintajärjestelmän perusta. Käytä tätä mallia joka päivä.

Toiminta: Täytä luettelo huomenna tekemistäsi ajanhallintamallilla nro 2, jotta sinulla on suunnitelma - Päivittäinen tehtävälista.

3. Projektiluettelo Ajanhallintamalli

Hyvin harvoilla ihmisillä on ”elävä ja hengittävä” projektiluettelo. Joillakin on yksi, mutta se on kirjoitettu kerran, eikä sitä ole päivitetty sen jälkeen. Projektiluettelo on keino tietää, mitä iso juttu on. Ne asiat, joilla on suurin positiivinen vaikutus KRA: han. Päivittäisten tehtäväluettelon ja syyn, jonka mukaan olet palkanlaskennassa, välinen yhteys on tärkeimmät tulosalueet. Projektiluettelon avulla saat näkyviin isot ja tärkeät asiat. Tutkimus kertoo meille, että jokaisella henkilöllä on 50-70 projektia liikkeellä kerralla (koti ja työ). Tämä malli vaatii vain 14.

Toiminta: Täytä luettelo työskentelemistäsi projektissa käyttämällä ajanhallintamallia # 3, jotta voit seurata 'suuria juttuja' - projektiluetteloa.

4. Kokouksen toimet Ajanhallintamalli

Kokoukset ovat jokaisen tietotyöntekijän välttämätön paha. Emme voi päästä eroon niistä. Ne näyttävät olevan siellä, missä tuntia menetetään, eikä mitään saavuteta. Yksi tärkeimmistä syistä tähän on, että toimia joko ei siepata tai ne siepata tarpeeksi hyvin, jotta mitään merkittävää tapahtuisi. Tietysti tavoitteiden saavuttaminen, oikeat osallistujat, keskittyminen jne. Ovat myös päteviä syitä. Tämä malli alkaa toimintojen kaappaamisesta. Tämä johtuu siitä, että selvät toimet saatuaan ihmisillä ei ole tilaa rypätä sanomalla: 'Luulin hänen tekevän niin', 'Tai mitä tämä toiminta tarkoitti?' Tai 'Sain toimet vasta eilen. Kokous 2 viikkoa sitten.

Toiminta: Täydellinen ajanhallintamalli # 4, jotta voit lisätä suoritusten todennäköisyyttä - kokoustoiminnot.

5. Odottaa luetteloa Ajanhallintamalli

Te delegoit ihmisille. Ihmiset yllä. Ihmiset alla. Ihmiset sivulle. Kuinka pidät kirjaa siitä, ketä olet pyytänyt tekemään mitä milloin? Odotusluettelo auttaa sinua seuraamaan. Tämä malli tarjoaa paikan pysäköidä mitä olet pyytänyt tekemään, jotta et jatkaisi henkilöitä ja jotta he olisivat selkeitä, kun halusit tehtävän suorittaneen. Ja jotta et tietenkään unohda. Avain onnistuneeseen Odotusluetteloon on sen arviointi. Tämä voi tapahtua joka päivä, kun taas se on uusi pala ajanhallintajärjestelmässäsi. ”Tien varrella” se voi olla vasta viikon alussa ja lopussa, kun olet tyytyväinen tämän mallin käyttämiseen.Mainonta

Toiminta: Suorita odotusajan käyttäminen ajanhallintamalliin # 5, jotta hallitset delegoitua - odotusluetteloa.

6. häiriötekijä Ajanhallintamalli

Yksi ajanhallinnan suurimmista haasteista, etenkin avoimen suunnitelman toimistossa, on tehtävän aloittaminen ja sen suorittaminen. Oppilaat meidän ajanhallinnan koulutuskurssi kerro meille, että tämä on syy siihen, että heistä tuntuu siltä, ​​että he eivät tee mitään. Osa syystä tähän on se, että tietotyöntekijöiden on taisteltava niin monta palloa. Osittain se johtuu meistä viivytellä koska emme pidä tehtävästä. Pääasiassa siksi, että heillä ei ole jäsenneltyä tapaa käsitellä vaeltavia ajatuksia. 'Häiriöluettelo' on yksinkertainen malli, jota pidät työpöydälläsi. Sitten, kun keskityt yhteen tehtävään ja sitten ajatukset tulevat mieleesi, kirjoitat ne ylös, saat ne pois päästäsi, jolloin voit palata takaisin tehtävään. Yli 50% ajasta lisätään tehtävään olemalla aloittamatta ja suorittamatta sitä yhdellä kertaa. Tulosta ja pidä tämä malli työpöydälläsi tai pidä se auki näytöllä.

Toiminta: Täytä häiriötekijöiden luettelon ajanhallintamalli # 6, jotta voit keskittyä yhden tehtävän suorittamiseen alusta loppuun - häiriötekijä.

7. Viikkotavoitteet Ajanhallintamalli

Kuvittele myyntitiimiä, jolla ei ole myyntitavoitetta, tai Oxford Unitedin jalkapallojoukkue menee pelaamaan joka lauantai 'vain potkua varten'. Sama koskee ajanhallintaa. Sinulla on todennäköisesti tavoitteet (KPI: t ja KRA: t) vuodelle tai vuosineljännekselle. Nämä mallit haastavat sinut asettamaan tavoitteet viikolle. Viikon alussa tämä malli kysyy: 'Jos haluat katsoa taaksepäin tälle viikolle, mitä olisit mielelläsi saavuttanut?'. Kirjoittamalla tavoitteemme viikolle se auttaa meitä keskittymään tärkeään, kun jumittumme sähköpostien, puhelinsoittojen ja kokousten kaivoon. Ihannetapauksessa viikkotavoitteilla olisi myönteinen vaikutus ensisijaisiin hankkeisiin, jotka puolestaan ​​vaikuttavat KRA: siisi, jotka vaikuttavat KPI: hin. Jos näin tapahtuu, sinulla on teräsketjun ketju, joka kulkee ajanhallinnan kautta pitämällä sitä yhteydessä ja vahvana.

Toiminta: Suorita viikoittaiset tavoitteet tälle viikolle, jotta olisit tunnistanut, mitä haluat saavuttaa käyttämällä ajanhallintamallia # 7 - Viikkotavoitteet.

8. Viikoittainen arviointi Ajanhallintamalli

Viikon alussa olet suorittanut Viikoittaiset tavoitteet -mallin seitsemällä seikalla, jotka haluat saavuttaa kyseisellä viikolla. Viikon lopussa on järkevää nähdä, miten pärjäsit. Viikoittainen arviointimalli kysyy, saavutitko nämä viikoittaiset tavoitteet yksinkertaisella työkalulla nimeltä PMI - positiivinen, miinus ja mielenkiintoinen. Viikon lopussa kirjoitat 3 asiaa, jotka olivat positiivisia viikosta, 3 asiaa, jotka olivat miinus tai eivät niin hyviä viikosta, ja 3 asioita, jotka olivat mielenkiintoisia viikosta. Esimerkiksi 'P: Suuri tapaaminen uuden asiakkaan ABC: n kanssa', 'M: Saavutin vain 4/7 tavoitteesta' ja 'I: Kaksi joukkueestani sairas'. Viimeinen ruutu pyytää sinua suorittamaan yhden ajanhallintatoimen, kun olet arvioinut viikkosi, esim. 'Aion aikataulu päiväkirjaani 1 tunti viikossa XYZ-projektille. ”

Toiminta: Suorita viikoittainen arviointi niin, että tiedät, oletko saavuttanut viikoittaiset tavoitteesi käyttämällä ajanhallintamallia nro 8 - viikoittainen arviointi. Mainonta

9. Kuukausittaiset tavoitteet Ajanhallintamalli

Samanlainen kuin viikoittaiset tavoitteet. Tämä malli kehottaa sinua kirjoittamaan suuria asioita, jotka haluat saavuttaa kyseisessä kuussa.

10. Kuukausittainen arviointi Ajanhallintamalli

Kuukausiarvioinnin ajanhallintamalli pyytää sinua arvioimaan tavoitteet, jotka kirjoitit kuukausittaisiin tavoitteisiin.

11. Vuosittaiset tavoitteet Ajanhallintamalli

”Vuositavoitteet” -malli täydentää tavoitteiden sarjan; Viikoittain, kuukausittain ja sitten vuosittain. Vuositavoitteiden asettamisen haasteena on tehdä niistä riittävän suuria, jotta ne olisivat oikeutettuja vuotuisiin tavoitteisiin, mutta eivät kuitenkaan liian suuria, jotta ne voivat olla 'elämän tavoitteita'. Elämän tavoitteita ei käsitellä näissä malleissa.

12. Vuosittainen arviointi Ajanhallintamalli

Tammikuussa valmistuneen ”vuotuisen arvioinnin” tarkoituksena on katsaus menneeseen vuoteen. Tunnistaa mikä toimi, mikä ei toiminut, ja oppi seuraavan vuoden vuositavoitteiden kirjoittamisesta.

13. Joku päivä ehkä listaa Ajanhallintamalli

Tämä malli on välttämätön yhden tehokkaan aikapäällikön tärkeimmistä ajattelutavoista. Ajattelutapa tiivistetään parhaiten lauseella: ”Menestyneimmillä ihmisillä on tyhjät päät”. Päivittäinen tehtävälista ja projektiluettelo ovat upeita malleja välittömien ja isojen tehtäviemme hallintaan. Some Day May Be List on paikka, johon voit laittaa kaikki haluamasi asiat, mutta ne eivät vain ole kiireellisiä tai tärkeitä nyt. Joitakin esimerkkejä voivat olla ”Kaikkien kotiasiakirjojen arkistointi”, ”Hae eläkettä”, ”Kirjoita a seurantasuunnitelma yritykselle ”.

Toiminta: Täytä Some Day Võibolla -luettelo niin, että sinulla on paikka laittaa 'kaikki muu' käyttämällä ajanhallintamallia # 13 - Jotkut ehkä Ehkä luettelo.

14. Projektin ajanhallinta Sapluuna

Keskimääräinen tietotyöntekijä johtaa projekteja, ja jos he ovat rehellisiä itselleen, heidän kokemuksensa projektien johtamisesta on juuri sitä, mitä he ovat itse opettaneet. He ovat ehkä kuulleet suurista IT-hankkeista, joita on hoidettu Gantt-kaaviot tai tutkinnot, kuten Prinssi 2 . Silti he kaipaavat jotain yksinkertaista, joka antaa heille hallinnan olematta liian hankala käyttää. Tämä yhden sivun malli auttaa sinua hallitsemaan tärkeitä projektejasi paremmin valmistelemalla paremmin ja välttämällä tärkeimmät syyt projektien epäonnistumiseen .Mainonta

Toiminta: Täytä projektin ajanhallintamalli # 14 valmistautuaksesi paremmin tärkeisiin projekteihin ja pitääkseen ne aikataulussa - projektimalli.

Lataa ja käytä näitä ajanhallintamalleja

Lataa nämä 14 ajanhallintamallia kynän ja paperin kanssa käytettäväksi .

Lataa nämä 14 ajanhallintamallia suorittaaksesi ruudun loppuun.

Aloita sisällyttämällä yksi näistä malleista ajanhallintajärjestelmään. Sitten vielä viikkoa myöhemmin, kunnes käytät mallia tavalliseen tapaan. Tavan muodostuminen kestää 21 kertaa. Voit nyt organisoitua paremmin. Onnea!

Esitelty valokuvahyvitys: Olit sonovate.com-sivuston kautta