Varautumissuunnitelma ei kuulosta siltä, ​​mistä keskustelisit ystävien kanssa kakun ja kahvin ääressä, mutta se on olennainen osa todellisia suunnitelmiasi. Saatat tarvita yhtä (tai useampaa) yrityksesi, kouluprojektisi tai jopa perheloman viettoon. Suurin ongelma valmiussuunnitelman laatimisessa on, että ihmiset eivät usein ole varmoja siitä, mitä siihen sisällytetään. Tässä on kätevä opas kattavan oppaan tekemiseen.

Sisällysluettelo

1. Mikä on valmiussuunnitelma?
2. Mitä tapahtuu, jos sinulla ei ole valmiussuunnitelmaa?
3. Entä jos valmiussuunnitelma on huono?
4. Kuinka valmiussuunnitelma voi hyödyttää sinua?
5. Kuinka kirjoittaa hyvä valmiussuunnitelma?
   • 1. Tunnista
   • 2. priorisoi
   • 3. Suunnittele
   • 4. Suorita
   • 5. Katsaus
   • Joitakin konkreettisia esimerkkejä asioiden katselemiseksi:

Mikä on valmiussuunnitelma?

Varautumissuunnitelma on joukko toimia, jotka teet, kun tapahtuu jotain odottamatonta. Ajattele sitä varmuuskopiosuunnitelmana tai suunnitelmana B. Sillä tulisi olla ohjeet, joita voit noudattaa, kun alkuperäinen suunnitelmasi ei toimi tilanteen muutosten vuoksi.

Varautumissuunnitelma valmistelee sinua selviytymään tulevista ongelmista, joita saatat kohdata, ja antaa sinulle jonkinlaisen poistumisreitin kaikista onnettomuuksista.^[1]

Mitä tapahtuu, jos sinulla ei ole valmiussuunnitelmaa?

Jos jotain menee pieleen suunnitelmasi A kanssa odottamattomasti tai jos onnettomuudet pakottavat sinut muuttamaan nykyistä suunnitelmaasi, on todennäköistä, että paniikkia. Varsinkin jos et ole hyvin valmistautunut käsittelemään ennakoimattomia tapahtumia, et todennäköisesti ajattele tarpeeksi suorana keksiäsi ratkaisua, jota tarvitset sillä hetkellä. Et tiedä mitä tehdä.

Mikä pahempaa, ennen kuin pystyt saamaan tilanteen hallintaan, liike ei voi palata normaaliksi. Sinun on korjattava ongelma ja tehtävä uusia suunnitelmia.Mainonta

Entä jos valmiussuunnitelma on huono?

Älä ajattele, että valmiussuunnitelman tekeminen on yksinkertainen tehtävä. Varautumissuunnitelman tulisi olla kattava, mikä vaatii paljon huolellista harkintaa. Muuten siitä ei ole hyötyä.

Voit esimerkiksi olla valmis väärään tyyppisiin onnettomuuksiin. Ja kun suunnitelmasi ei toimi odotetulla tavalla, et ole riittävän organisoitunut kriisin hoitamiseen. Eli paniikkia.

Kuinka valmiussuunnitelma voi hyödyttää sinua?

Esimerkiksi valmiussuunnitelman avulla voit käsitellä onnettomuuksia nopeasti ja tehokkaasti.^[kaksi]Yrityskenaariossa se voi jopa auttaa säästämään aikaa ja kustannuksia tilanteen korjaamisessa.

Varautumissuunnitelma auttaa myös minimoimaan odottamattoman tapahtuman aiheuttamat negatiiviset seuraukset tai tappiot. Se ohjaa sinua aloittamaan tilanteen käsittely heti, kun jokin menee pieleen, ja pitää sinut turvassa.

Loppujen lopuksi valmiussuunnitelman laatiminen on rauhoittavaa, koska sinun ei tarvitse huolehtia uusien suunnitelmien tekemisestä kiireessä.Mainonta

Saatat ajatella, että onnettomuudet ovat epätodennäköisiä. Saatat ajatella, että suunnitelmasi A on täydellinen. Sinun tulisi kuitenkin pitää mielessä, että tulevaisuus on epävarma, ennen kuin siitä tulee nykyinen, ja että me ihmisinä emme voi hallita 100% siitä, mitä tapahtuu. Et halua katua, että sinulla ei ole valmiussuunnitelmaa, kun on liian myöhäistä!

Kuinka kirjoittaa hyvä valmiussuunnitelma?

Periaatteessa on 5 vaihetta:^[3]

Käymme nyt läpi ne yksi kerrallaan:

1. Tunnista

Koska valmiussuunnitelma liittyy odottamattomaan, sinun on ensin yritettävä ennakoida riskit:^[4] Mainonta

• Mikä voi mennä pieleen?
• Kuinka todennäköisesti se menisi pieleen?
• Mikä on varautumisen vaikutus ja seuraukset?
• Millaisen reaktion tai ratkaisun pitäisi olla?
• Kuinka voit valmistautua siihen etukäteen?

2. priorisoi

Järjestä riskisi niiden mahdollisten vaikutusten ja todennäköisyyden perusteella käyttämällä vaiheessa 1 kirjoittamaasi. Mitä todennäköisemmin riski tapahtuu ja mitä vakavampi vaikutus on, sitä korkeampi sen tulisi olla.

Sinun on päätettävä, kuinka paljon painotusta asetetaan jokaiselle riskille tilanteen mukaan.

3. Suunnittele

Seuraava vaihe on itse kirjoittaa varautumissuunnitelmasi. Suunnittele ratkaisut riskeihin, jotka haluat kattaa suunnitelmassa, pitäen mielessä käytettävissä olevat resurssit. Ole realistinen tarpeidesi suhteen: ehkä jotkut asiat on käsiteltävä ennen toisia, tai ehkä sinun on ryhdyttävä toimiin tietyssä ajassa jne.

On myös tärkeää antaa selkeät ja yksinkertaiset ohjeet, jotta et unohda kirjoittamaasi kuukausia myöhemmin tai että joku ymmärtää ne väärin.^[5]

4. Suorita

Jos varautumissuunnitelmasi sisältää muita ihmisiä, esimerkiksi kollegoitasi tai perheenjäseniä, keskustele asia heidän kanssaan. Kerro heille, mitä heidän on tehtävä, kun tietyt asiat tapahtuvat.^[6]Valmista ne.Mainonta

Jos sitten suunnitelmasi sisältää toimia varautumiseksi tuleviin onnettomuuksiin, suorita ne. Tämä voi auttaa vähentämään riskejä, joita sinulla voi olla tavoitteen asettamisen aikana.

5. Katsaus

Muutoksia tapahtuu koko ajan. Jotta varautumissuunnitelmasi olisi käytännöllinen, sinun tulee tarkistaa se ja tehdä muutoksia säännöllisesti. Arvioi suunnitelman kohteet. Ajan myötä jotkut riskit voivat tulla enemmän tai vähemmän todennäköisiksi tai ne voivat tuottaa erilaisia ​​tuloksia. Opi tilanteesi hyvin ja päivitä ratkaisusi vastaavasti.

Jos suunnitelmasi koskee laajamittaisia ​​riskejä, kuten luonnonkatastrofeja tai palvelinten vikoja, harjoitusten suorittaminen on erittäin hyödyllistä suunnitelman mahdollisten heikkouksien tunnistamiseksi sekä varmistaakseen, että mukana olevat ihmiset ovat valmiita toimimaan suunnitelman mukaisesti, kun he ovat .

Joitakin konkreettisia esimerkkejä asioiden näkökulmasta:

Esimerkki 1: Ulkosuunnittelun valmiussuunnitelma

• Mahdollinen riski: Sade
• Keneen tämä vaikuttaa: Näytteilleasettajat, vierailijat, järjestäjät ja miehistön jäsenet
• Toimi 1: Suojaa näyttelyesineet
  • Kuka ryhtyy toimiin: Paikan päällä olevat miehistön jäsenet
  • Valmistelu: Sateenkestävät kannet näytteilleasettajien kioskeille, sähköpostiosoittajat ja sääennusteet 3 päivää etukäteen
• Toimi 2: Ohjaa vierailijat suojaisille alueille
  • Kuka ryhtyy toimiin: paikan päällä olevat miehistön jäsenet, vartijat
  • Valmistelu: Merkitse määrätyt alueet pysäköintialueiksi, miehistön vedenpitävät takit

Esimerkki 2: Varautumissuunnitelma puheen pitämiseen suurelle yleisöryhmälle (työtoverit) Mainonta

• Mahdollinen riski: Projektori tai tietokone ei toimi
• Keneen tämä vaikuttaa: minä
• Toimi: Kirjoita luonnos ja keskeiset kohdat taululle puhuessani
  • Kuka ryhtyy toimiin: Minä
  • Valmistelu: Muistiinpanot paperiversiona, 3 värillistä merkkiä, painetut monisteet

Esitelty valokuvahyvitys: Flaticon kautta flaticon.com

Viite