Luulisi, että viestin aloittaminen kenelle se voi koskea, on turvallinen veto, mutta saatat olla yllättynyt kuullessasi, mitä nuo sanat todella välittävät lukijallesi - eikä kaikki ole hyviä uutisia.

Vältä yleisiä muodollisuuksia millä hyvänsä.

On ollut yleistä käytäntöä käyttää muodollisia, tunnistamattomia tervehdyksiä monissa tilanteissa, ansioluetteloista ja saatekirjeistä potentiaalisille asiakkaille, yrityskirjeiden kirjoittamiseen ja muualle. Siihen oli aikoinaan hyvä syy: Tämän tyyppistä viestintää kirjoittavat ihmiset lähettivät tyypillisesti joko joukkoja tai heillä ei ollut riittävästi tietoa vastaanottajasta.

Mutta ajat ovat muuttuneet.

Kun markkinointi ja viestintä ovat siirtyneet henkilökohtaisempaan lähestymistapaan yhdistettynä Internetin nyt tarjoamaan tutkimusapuun, ei yksinkertaisesti ole hyvää syytä käyttää samaa vanhaa, jolle se voi koskea seguea. (Vanha rakas herra tai rouva on yhtä kamala.)

Yleinen virallinen tervehdys kiusaa ihmisiä.

Muodollisen äänen käyttämisestä avaussanoissasi on tullut sellainen perinne, että ihmiset voivat melkein ennakoida sanojen sanoman tarvitsematta lukea niitä.Mainonta

Vaikka et ehkä tiedä tarkalleen kenelle puhut, yleisen virallisen tervehdyksen käyttäminen ei auta kirjettäsi erottumaan muista. Se on lempeä, se on surkea ja tylsää. Aloituslinjasi on tilaisuutesi asettaa sävy koko kirjeellesi, ja jos valitset perustiedot, kenelle se voi koskea, lukija arvioi, että loppukirjeesi ei ole muuta kuin perusasioita.

Eriyttämisen puute aiheuttaa toisenlaisen ongelman.

Mitä saatat pitää turvaverkkona (koska et todellakaan halua olettaa sukupuolta, työnimikettä tai siviilisäätyä), geneerinen, jolle se voi koskea, antaa lukijalle todellakin tietää, että sinulla ei ole aavistustakaan kenestä olet huolissasi. Toisin sanoen se kertoo heti lukijalle, että et ole yhteydessä tavoiteltuun yleisöön.

Jos haluat markkinoida itseäsi tai luoda suhteen, sinulla on oltava parempi käsitys siitä, kenelle markkinoit. Hyväksytty, sinulla ei ehkä aina ole nimeä käytettävissä, ja se on ok. Mutta voit oppia lisää heidän yrityskulttuuristaan, mikä voi antaa sinulle ideoita paremmilla tavoilla puhua aiotulle vastaanottajalle.

Esimerkiksi hauska, pirteä yrityskulttuuri saattaa vastata yhtä hauskaan tervehdykseen, kuten Hei siellä, [etunimi]!

Jos olet epävarma, voit tehdä pienen tutkimuksen verkossa saadaksesi nimen, tai soittaa yritykselle ja pyytää tietoja suoraan.Mainonta

Ajan takana näkeminen on sinänsä ongelma.

Olitpa myymässä tuotetta yrityksellesi tai myymällä itseäsi työpaikkana, ihmiset haluavat työskennellä muiden kanssa, jotka ovat nyt, ihmisten kanssa, jotka pystyvät (ja ovat) sopeutuneet alan nopeaan muutokseen. Ajattele sitä: käytätkö edelleen pyörivää kotipuhelinta, puhelinverkkoyhteyttä ja valokuvakehityslaboratoriota? Ei? Miksi sitten valitsisit ensivaikutelmaksi arkaaisen ilmaisun, varsinkin kun siellä on parempia vaihtoehtoja?

Yksinkertaisesti sanottuna vanhojen lauseiden käyttäminen voi tehdä sinusta näyttävän vanhentuneelta, staattiselta ja joillakin tavoin vanhentuneelta. Ja nämä eivät ole ominaisuuksia, joihin haluat liittää itsesi, jos haluat saada viestiltäsi odotuksesi.

Onko koskaan hyvä käyttää Kenelle se voi koskea?

Vaikka on olemassa niin paljon parempia, nykyaikaisempia ja tehokkaampia vaihtoehtoja, on silti olemassa kaksi tai kaksi skenaariota, joissa klassikko, jolle se voi koskea, saattaa olla merkityksellinen.

Ja se riippuu siitä, onko kirje tiettyä tarkoitusta varten.

Harkitse, jos pyysit jonkun suosituskirjettä, jota voisit käyttää esitellessäsi mahdollisille työnantajille. Tässä tapauksessa henkilö kirjoitti yhden kirjeen, ei erityisesti kenellekään, ja sinä esität kirjeen tarpeen mukaan. Kirjeellä kirjoittajalla ei ole aikomusta luoda suhdetta aiottuihin vastaanottajiin, ja hän voi käyttää virallista tervehdystä kattamaan mahdolliset skenaariot.Mainonta

Olisi kuitenkin parempi, jos saisit muokattavan kopion suosituskirjeestä ja osoittaisit sen joka kerta nimenomaan sitä pyytäville henkilöille, mutta muodollista vaihtoehtoa ei ole täysin paheksuttu.

Epämääräisille, liian käytetyille muodollisille tervehdyksille on vaihtoehtoja.

Tapa, jolla puhut lukijalle, on ensimmäinen asia, jonka he lukevat, ja se voi asettaa äänen muulle sisällölle. Jos haluat kiinnittää heidän huomionsa ja lisätä mahdollisuuksiasi, että he lukevat aina pohjaan asti, tutustu seuraaviin vaihtoehtoisiin tervehdyksiin:

Saatekirje

Työnhakijana sinulla on vain muutama sekunti aikaa tehdä erottuva vaikutelma. Yleinen sanamuoto ei kuitenkaan koskaan aseta sinua takaisinsoittopinon päälle. Kokeile sen sijaan seuraavia saatekirjeesi seuraavia lauseita:

• Hyvä vuokrausjohtaja
• Hei [rekrytoijan etunimi],
• Terveisiä, [osaston tai yrityksen nimi]!
• Hyvä [rekrytoijan etunimi],

Liikekirje

Kun haluat kiinnittää potentiaalisen asiakkaan katseen, haluat, että asiakas tuntee tuntevansa heidät tai tietävän heistä jotain. Liiketoiminta on suhteiden luomista, ja näitä suhteita ei ole, ellet yritä oppia tuntemaan ihmisiä, joihin kohdistat. Yritä sen sijaan käsitellä näkymiäsi tällä tavoin:

• Hei [etunimi],
• Hei, [yritys] [osasto] -tiimi!
• Hei, [yritys]!

Sähköposti Potentiaaliselle asiakkaalle

Jos päätät välttää pelätyn yleisen avauslinjan vain yhden tyyppisessä viestinnässä, sen pitäisi olla sähköposteja. Sähköpostisi on paremmat mahdollisuudet avata, jos voit mukauttaa sen vastaanottajalle. Tätä varten sinun on lisättävä heidän nimensä aiheriville sekä tervehdykseen.Mainonta

Jos lähetät sähköpostia yhden omistajan postilaatikkoon (ei yleiseen sähköpostiviestiin, kuten customerservice@company.com), tervehdyksesi tulisi heijastaa, että se lähetetään henkilölle, ei potentiaaliselle ryhmälle:

• Hei [etunimi],
• Hyvä vuokrausjohtaja

Jos kuitenkin lähetät sähköpostia postilaatikkoon, jota useat käyttäjät saattavat valvoa, voit osoittaa viestinnän vastaamaan ryhmää:

• Hei [yritys] rekrytointitiimi,
• Terveisiä, [yrityksen] markkinointiosasto!

Muista, että se, että näet, kenelle se voi olla kiinnostavaa yritysviestinnässä, ei tarkoita, että se on paras vaihtoehto. Älä pelkää kokeilla jotain erilaista.