Yksi ikivanhoista tuottavuusmenetelmistä on klassinen ja tehokas tehtäväluettelo, ja hyvästä syystä. Se on yksi tuottavimmista tavoista tehdä sinulle kaikki. Olipa kyse henkisestä luettelosta tai jostakin muistista, tehtävälista on välttämätön tuottavuustyökalu.

Samalla se on yksi hämmentävimmistä tuottavuustyökaluista. Monet ihmiset arvostavat tätä eri syistä eivätkä usko, että tehtävälista on hyvä. Mutta väitteeni on, että ehkä sinä ja muut ihmiset eivät tee tehokasta tehtäväluetteloa, joten tässä käydään läpi, miten se tehdään oikein.

Miksi vaivata tehokkaalla tehtäväluettelolla?

Olet käyttänyt niitä väärin

Ennen kuin aloitat strategioista tehokasta tehtäväluetteloa varten, kannattaa tietää, miksi sinun pitäisi vaivautua sellaisen tekemiseen. Ensimmäinen tärkeä asia on se, että monet ihmiset ovat tehneet luetteloita vääristä.

Kaksi yleisintä virhettä ovat:

• Ihmiset käyttävät luetteloita mittauksena siitä, ovatko ne tuottavia vai eivät.
• He lisäsivät liikaa kohteita luetteloon.

On ymmärrettävää, miksi sinä tai muut ihmiset teet tämän. Tehtäväluettelo on tuottavuustyökalu, joten on järkevää kasata tehtäviä. Aivot eivät kuitenkaan toimi tällä tavalla. Jos luettelossasi on paljon tehtäviä, se tuntuu kidutukselta, koska luettelo ei koskaan lopu.

Aluksi voi tuntua hyvältä, että sinulla on aina jotain tekemistä, mutta pidä mielessä, että sinulla on vain niin paljon aikaa päivässä. On tärkeää, että asetat enemmän arvoa laadukkaalle työlle kuin pelkälle määrälle.

Samassa huomautuksessa, jos olet joku, jolla on taipumus etsiä validointia, tehtäväluettelo voi olla kova. On päiviä, jolloin et saa kaikkea tehtyä tapahtumien takia. Tämä aiheuttaa tarpeetonta painetta ja lähettää sinut stressin pyörteeseen.

Se auttaa sinua keskittymään

Kun luot tehokkaan tehtäväluettelon, näiden luetteloiden päätavoitteena on tarjota selkeyttä ja tarkkuutta. Jos olet tehnyt heitä väärin, saatat huomata, että keskityt tehtäväluetteloon ja saat sen valmiiksi.

Luettelosi useat kohteet saattavat varjostaa tämän, mutta keskityt tehtävään tiettynä aikana. Näet tämän todella toiminnassa, kun kuitenkin harkitset lyhyempää tehtäväluetteloa.

Ymmärrän, että tehtäväluettelo ei ole tarkoitettu kaikille ihmisille, mutta tämä painopiste on hyödyllinen ihmisille aloittaessaan. Et ole vieläkään varma tavoitteistasi tai haluamastasi polusta. Voit myös kamppailla määrittelemään seuraavan askeleen kohti.

Tehtäväluettelo on opas, johon voit viitata takaisin aina, kun tarvitset sitä. Lisäksi tekniikat, jotka mainitsen alla, tekevät tehtäväluetteloista sinulle tehokkaammat.

15 strategiaa tehokasta tehtäväluetteloa varten

Alat nähdä, kuinka tehokas tehtäväluettelo on, kun tarkastelet eri strategioita, jotka voit sisällyttää yhteen. Tämä on sinun tehtäväluettelo, joten valitse alla olevista strategioista löytääksesi sinulle sopivan. Jos et ole varma, älä pelkää kokeilla ja pilkkoa useita yhdistelmiä.

Muista, että tie menestykseen on yksi monilla haarautumisreiteillä, joten valitsemasi menetelmät ovat.Mainonta

1. Jaa luettelo kahteen osaan

Ensimmäinen strategia on jakaa luettelo kahteen osaan. Näitä kahta osaa kutsutaan päivittäisiksi ja tehtäviksi.

Dailies ovat jokapäiväisiä tehtäviä, joita haluat kehittää enemmän. Esimerkiksi, jos haluat tehdä tavan käyttää aamulla, päivittäinen tehtävä voi olla 15 minuutin harjoittelurutiinin seuraaminen tai tunnin pituinen kävely.

Sinun tehtäväsi ovat ei-päivittäisiä tehtäviä, jotka sinun on suoritettava jossain vaiheessa. Ehkä sinun on valmisteltava raportti töissä tai tehtävä esitys. Voit laittaa sen tehtäväsarakkeeseen.

Tämä on tehokas strategia, koska se säästää kaiken sekaannuksen, johon useimmat ihmiset suhtautuvat. Kuten aiemmin mainittiin, ihmiset täyttävät luettelonsa, ja monet niistä ovat yleensä tehtäviä, jotka tekisit muutenkin, kuten käymällä ruokakaupoissa tai pudottamalla lapset ystävän luona.

2. Aseta esineille raja

Jos pidät luettelosi jakamista kahteen osaan liikaa, ehdotan, että lyhyys on hyve, kun teet näitä luetteloita. Voit asettaa minkä tahansa määrän kohteita, mutta tärkeintä on, että sinulla on asetettu raja mielessä. Joillakin ihmisillä on korkeintaan seitsemän, kun taas toisilla on vain kolme. Tee mikä saa sinut tuntemaan olosi mukavaksi.

Ajatuksena on supistaa tärkeimmät tehtävät, jotka sinun on suoritettava sinä päivänä. Tietenkin on muitakin asioita, joita teet päivän aikana, ja se on hieno, mutta haluat priorisoida tehtäväluettelosi kohteet ennen päivän päättymistä.

3. Käytä tarkistuslistoja monimutkaisiin tehtäviin

Jos teet jo kapeita luetteloita, mutta asetat vaativampia tehtäviä, ehdotan, että hajotat tämän tehtävän. Olitpa sitten tekemäsi vaiheet tai merkitse tärkeät yksityiskohdat, joiden on oltava läsnä, on sinun tehtäväsi.

Kummassakin tapauksessa voit varmistaa, että kaikki tehdään oikein ja että et puutu tärkeitä tietoja tai vaiheita.

4. Käsittele ensin MIT

MIT on tärkein tehtävä. Toinen tapa tarkastella tätä on käsitellä ensin suurin ja pelottavin tehtävä^[1]. Miksi haluat tehdä tämän, palataan aivojemme toimintaan.

Saatat tuntea olevasi pakko tehdä helpommat tehtävät ennen kuin pääset suurempaan tehtävään, mutta ongelmana on, että nämä - jopa helpot - tehtävät kuluttavat energiaasi. Lisäksi, jos sinulla on todella suuri tehtävä suoritettavana, on todennäköistä, että se tulee mieleesi päivän aikana. Se tarkoittaa, että käytät enemmän energiaa vain ajatellaksesi sitä.

Kaikki tämä ei olisi ongelma, jos tuo iso pelottava tehtävä hoidettaisiin ensin aamulla.

5. Luo Valmis-luettelo

Toinen mielenkiintoinen tapa harkita on saada valmis luettelo. Tämä on luettelo tehtävistä, jotka olet suorittanut tehtäväluettelossasi. Monien mielestä on tyydyttävää vain ylittää kohde luettelosta ja tehdä sen kanssa, mutta riippuen siitä, mitä laitat näihin luetteloihin, tehty luettelo voi olla inspiroiva.

Kuvittele, jos olet joku, joka sijoittaa keskimääräistä suurempia vaikeita tehtäväluettelojasi toimintoihin, joiden suorittaminen vaatii tunnin tai kaksi. Tämä voi innostaa sinua tekemään enemmän, jos huomaat päivän jälkeen työskennellessäsi, kuinka paljon saavutit päivän aikana tämän luettelon kautta.Mainonta

6. Tee luettelostasi helppo löytää

Värikkäästä paperista sen lähettämiseen ilmeiseen paikkaan, haluat luettelosi olevan paikassa, jossa voit helposti havaita sen. Huomaa, että sinun ei tarvitse olla tätä luetteloa koko ajan edessäsi, koska se voi aiheuttaa tarpeetonta stressiä. Mutta sen asettaminen toiselle puolelle on mukava idea - vilkaisu sivulle ja tiedät tarkalleen, mitä on tehtävä.

7. Lisää siihen pelielementit

Jos kynä ja paperi eivät ole sinun tehtäväsi, kun teet tehtäväluetteloita, on olemassa useita sovelluksia, jotka voivat myös opastaa sinua. Kauneus tehdä luettelo sovelluksia on, että luovuudelle on enemmän tilaa, ja jotkut kehittäjät sisällyttävät niihin pelejä.

Esimerkiksi Todoistilla on saavutusjärjestelmä, jossa ihmiset ansaitsevat merkkejä suoritettaessa enemmän tehtäviä. Mukana on myös Bounty Tasker, joka saa sinut tuntemaan, että tehtävät ovat sivutehtäviä videopelissä.

8. Anna itsellesi määräajat

Työ laajenee täyttämään varatun ajan.

Se on vanha filosofia, joka on edelleen totta sen suhteen, kuinka olemme tuottavia. Oletetaan esimerkiksi, että sinulle on annettu kirjoittaa raportti, ja sinulle annetaan viikko aikaa tehdä se. Työskentelet todennäköisesti tasaisesti koko viikon ajan. Tai jos olet viivyttelijä, lykkää sitä edellisenä iltana ja lopeta se.

Mutta entä jos sinulle annetaan sama tehtävä ja sinulla on vain tunti aikaa suorittaa se? Saat todennäköisesti raportin valmiiksi, mutta priorisoit tärkeimmät ja tärkeimmät kohdat ja korostat ne pikemminkin kuin täytät sen tarpeettomalla nukalla.

Tämän koko asia on, että tavoitteidesi ja tehtäväluettelosi kohteiden kanssa haluat on määräaikoja . Luetteloiden tekemisen yhteydessä ehdotan, että annat itsellesi päivän suorittaa siellä tehtävät. Tämä on riittävä paine ja kannustin, jotta voit työskennellä kovasti heidän kanssaan.

9. Lisää tehtäviä, kun ne ovat tuoreita

Toinen strategia on määrittää itsellesi tehtävät, vaikka työskentelet jotain muuta. Pidä mielessä, että sinun ei tarvitse tehdä sitä juuri nyt, mutta tämä voi auttaa ihmisiä, jotka kamppailevat miettimään, mihin seuraavaksi keskittyä.

Tämä tapahtuu samalla tavalla kuin kun kuulet jotain mielenkiintoista ja kirjoitat sen muistiin. Se on viisas tehtävä, koska se säästää vaivaa siitä, että joudut viipymään kyseisessä ajatuksessa sen sijaan, että keskityisit käsillä olevaan tehtävään. Se säästää myös siitä, että sinun ei tarvitse muistaa tehtävää, jos kirjoitat seuraavan päivän tehtäväluettelon päivän päätteeksi.

10. Ole mukava tarkistaa tehtäväluetteloa

Yleisestä ajattelutavastasi riippuen toinen hyvä strategia on tarkastella tehtäväluetteloa ja tehdä siihen muutoksia. Jos harjoittelet edellistä strategiaa, voi olla mahdollista, että tehtäväluettelosi pidentyy ja asetat epärealistisia odotuksia, että voit viimeistellä kaiken.

Antamalla itsellesi tilaisuuden tarkistaa tehtäväluetteloa, annat itsellesi mahdollisuuden levittää tehtäviäsi sen sijaan, että ne olisi koottu yhteen. Tämä auttaa ajattelutapaa, koska luettelo ei ole sinua ylikuormitettu.

11. Kirjoita tehtävät, ei tavoitteet

Sinulla tulisi olla erilliset luettelot tehtävistäsi ja tavoitteistasi. Ajatuksena on olla asettamatta tavoitteita lainkaan tehtäväluetteloon.

Vaikka tehtävät voivat auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi, tavoitteet ovat suurempia haluja eivätkä sellaisia, joita voit saavuttaa päivän aikana. Esimerkiksi tavoite on oppia puhumaan ranskaa. Voit kuitenkin jakaa sen tehtäväksi sanomalla lukea ranskalaista sisältöä 15 minuutin ajan tai katsomalla elokuvaa ranskaksi.Mainonta

Tämä ulottuu myös tavoitteiden saavuttamiseksi myös. Voit nähdä nämä virstanpylväinä. Palatakseni ranskan puhumisen esimerkkiin, tavoite voi olla, keskustele suosikkiruokastani jonkun kanssa ranskaksi. Se on toivottu tulos, jota etsit käytännöstäsi.

12. Pidä tehtäväluettelot lyhyesti

Tässä lyhyt tarkoittaa skannattavaa, koska voit nopeasti katsoa luetteloa ja tietää, mitä on tehtävä. Voit tehdä tämän keskittymällä tiettyjen tehtävien avainsanoihin eikä vetämällä niitä ulos. Oletetaan esimerkiksi, että autotallisi on sotku ja haluat siivota sen. Pitkän lauseen kirjoittamisen sijaan pidä se lyhyenä ja kirjoita jotain puhdasta autotallia 30 minuutin ajan. tai yksinkertaisesti puhdista autotalli.

Tämän strategian avulla vietät vähemmän aikaa tehtävän kirjoittamiseen tehtäväluetteloa tehdessäsi. Lisäksi luotat laukaisusanoihin saadaksesi mielesi muistaa kyseisen tehtävän yksityiskohdat.

13. On useita luetteloita

Kuten edellä mainittiin, on hyvä, että sinulla on erilliset luettelot eri asioista, kuten erillinen luettelo tavoitteista, tavoitteista, päivittäisistä tehtävistä ja tehtävistä. Toinen tapa tarkastella sitä on saada järjestelmä, jossa kuulet kolmesta luettelosta.

Nämä luettelot ovat:

Pääluettelo

Tässä ovat mitkä tahansa pitkän aikavälin tavoitteistasi, kuten muuttaminen uuteen taloon, irtautuminen velasta tai yrityksen rakentaminen. Nämä ovat asioita, joiden toteuttaminen kestää vuoden tai enemmän.

Viikoittainen projektiluettelo

Nämä ovat asioita, jotka haluat saavuttaa viikon loppuun mennessä. Nämä ovat asioita, jotka liikuttavat neulaa hitaasti kohti joitain pääluettelosi kohteita. Edellisessä esimerkissä nämä voivat olla tutkimusta yrityslainan saamisesta, talonetsinnästä tai säästötilin perustamisesta.

Suuritehoinen luettelo

Lopuksi nämä ovat tehtäviä, jotka on suoritettava tänään. Sillä, liittyvätkö ne kahteen edelliseen luetteloon vai ei, ei ole väliä. Tässä asetetaan tärkeät tehtävät. Esimerkkejä ovat soittaminen tietyille ihmisille tai työskentely projektin tai raportin parissa, joka on tulossa pian.

Kun nämä luettelot ovat paikallaan, viittaat usein viikoittaisiin projektiluetteloihin ja suurten vaikutusten luetteloon ja päätät, onko viikoittainen tehtävä siirrettävä kyseiseen luetteloon.

Kun teet niin, huomaat, kuinka paljon jokapäiväinen elämäsi vaikuttaa niihin päälistalle kirjoitettuihin tavoitteisiin. Se voi olla inspiroivaa, koska tekemäsi se tuo sinut aktiivisesti lähemmäksi tavoitteitasi.Mainonta

14. Älä lisää vaikeuksia ennen kuin olet valmis

Jotkut mainituista strategioista voivat tuntua helposti pinnalta, mutta ne vaativat paljon henkistä lujuutta. Motivaatio on epätavallinen asia, ja aivomme on kytketty käsittelemään tiettyä tapaa. Jos etsit aitoa muutosta ja jotain, joka tarttuu, paras periaate on pitää asiat yksinkertaisina ja helposti aluksi.

Se voi olla vetovoima, mutta et usein ymmärrä, kuinka noilla vauvan askeleilla voi olla ratkaiseva rooli, kun pystyt aloittamaan juoksemisen ja jahtaamasi unelmiesi. Älä hävetä, jos sinun on aloitettava yksinkertaisilla tehtävillä itsellesi. Jopa paluu päivittäisiin tehtäviin, joita teet joka tapauksessa, kuten suihkussa, pesula tai ruokakaupat, on hyvä tapa aloittaa.

Kun nämä tuotteet lisätään ensin luetteloon, sinusta tuntuu, että sinulla on ollut tuottava päivä. Sieltä voit haastaa itsesi vaikeammilla tehtävillä. Sisällytä harjoittelurutiini tai viettää puoli tuntia tehtävään, joka merkitsee sinulle jotain.

Ajatuksena on helpottaa itsesi rutiiniksi, jotta et tunne hukkua.

15. Mittaa aikaasi

Viimeinen strategia, joka voi auttaa sinua, on mitata aikaa. Kuinka kauan tietyn tehtävän suorittaminen kestää? Sinun ei tarvitse etsiä yksityiskohtia, mutta ajattele itsesi viikon aikana ja hanki keskimääräinen tähän tehtävään käytetty aika.

Miksi tämä on tärkeää? Nämä tiedot voidaan jakaa kahteen tapaan.

Ensimmäinen tapa on käyttää sitä merkkinä tehokkuuden parantamiseksi. Tehtävästä riippuen voit löytää uusia tapoja saavuttaa samat tulokset lyhyemmässä ajassa.

Sen avulla voit myös tietää, mitä voit tehdä tiettynä päivänä. Jos tiedät, että koko aamurutiinisi kuluminen kestää noin tunnin, olet tietoinen siitä, miten liikut tämän rutiinin läpi.

Lisäksi, jos tiedät mitä tehtäviä aiot tehdä seuraavana päivänä, voit hallita aikasi paremmin, koska tiedät suunnilleen kuinka paljon aikaa vie kaiken tekemiseen.

Lopulliset ajatukset

Tehokkaan tehtäväluettelon luominen ei ole niin helppoa kuin miltä näyttää. Kokeilulle on kaikenlaisia ​​ainutlaatuisia strategioita, jotkut haastavampia kuin toiset. Jos kuitenkin olet motivoitunut käyttämään tätä tuottavuustyökalua elämäsi helpottamiseksi, niin se helpottuu. Sinun tarvitsee vain ponnistella ja kokeilla ja arvioida uudelleen tarvittaessa. Joten aloita tehtäväluetteloiden kanssa tänään.

Lisää vinkkejä tehokkaan tehtäväluettelon käyttämiseen

• Kuinka luoda tehtäväluettelo ja saada asioita todella tehtyä
• Teetkö tämän suuren päivittäisen tehtäväluettelovirheen?

Esitelty valokuvahyvitys: Emma Matthews Digital Content Production -sivuston kautta osoitteessa unsplash.com

Viite