Tämän päivän liike-elämä on melkein kokonaan tietopohjaista. Olitpa pienyrityksen johtaja tai pienempi organisaatiokaavion kulma massiivisessa monikansallisessa yrityksessä, on todennäköistä, että suurin osa työstäsi on viestintä muiden kanssa, useimmiten kirjallisesti. Tietysti on olemassa sähköposti ja perinteinen yrityskirje, mutta useimpia liikemiehiä kehotetaan myös kirjoittamaan esityksiä, muistioita, ehdotuksia, liiketoiminnan vaatimuksia, koulutusmateriaalia, mainoskopioita, apurahaa koskevia ehdotuksia ja laaja valikoima muita asiakirjoja.

Tässä on hieronta: useimmilla liikemiehillä on vähän kokemusta kirjoittamisesta . Yritystutkinnon suorittaneet luultavasti kirjoittivat vähän koulussa, mutta yritysohjelmissa sitä korostetaan harvoin, ja hyvin kirjoittamisen oppiminen on tuskin liikkeellepaneva voima useimpien ihmisten halusta käydä kauppakorkeakoulussa. Niitä, joilla ei ole yliopistotausta, ei ehkä ole koskaan pakotettu kirjoittamaan lainkaan, ainakin julkisen koulun jälkeen.

Jos olet yksi monista liike-elämän ihmisistä, joille kirjoittaminen ei ole koskaan ollut suurta huolta, sinun pitäisi tietää se kirjoitustaidon puute on yhä suurempi haitta joka vuosi . Vietät jonkin aikaa kirjoittamisen parantamiseen, mikä voi parantaa huomattavasti palkattavuuttasi ja markkinointimahdollisuuksiasi. Harjoittelua ei voi korvata, mutta tässä on muutama ohje, joka vie sinut oikealle tielle.Mainonta

1. Vähemmän on enemmän.

Liikekirjoituksessa kuten käytännöllisesti katsoen kaikessa muussa kirjoituksessa, ytimekkyydellä on merkitystä. Ironista kyllä, kun kirjoitetusta tiedosta tulee yhä tärkeämpää yritysten sujuvan toiminnan kannalta, ihmiset ovat yhä vähemmän halukkaita lukemaan. Aikakauslehdet ja muut myyntipisteet, joissa aiemmin käytettiin 2000 sanan ominaisuuksia, leikkaavat yhä enemmän 500 sanan luonnoksia. Käytä sanoja säästeliäästi, leikkaa kirkas proosa pois ja vältä pitkiä, mutkittelevia lauseita. Kun Zorro opetti poikaansa, mene sisään, tee Z ja lähde ulos! - mene suoraan asiaan, sano mitä haluat sanoa, ja tee se.

2. Vältä ammattikieltä.

Kaikki liike-elämässä vihaavat liike-elämän kirjoittamista, kaikkea sinisen taivaan ratkaisujen tarjoamista ja niitä strategisia synergioita, jotka eivät viime kädessä tarkoita mitään; aivoriihi ja yhteistyön mahdollisuudet ovat merkityksellisempiä ilman, että kuulostaisi naurettavalta. Toisinaan ammattikieltä ei voida välttää - esimerkiksi yritysvaatimuksia koskevassa asiakirjassa tai teknisissä eritelmissä - yritä käyttää yksinkertaisempaa kieltä. Jargon on usein tehoton myös teidän kanssanne samalla alalla oleville ihmisille - silmä liukuu sen ohitse saamatta kuitenkaan merkitystä. On syytä, että ammattikieltä käytetään niin usein, kun kirjailija haluaa ei sano mitä tahansa. Mainonta

3. Kirjoita kerran, tarkista kahdesti.

Oikoluku heti kirjoittamisen jälkeen ja sitten taas tunteja tai, vielä parempi, päiviä myöhemmin. Mikään ei ole kiusallisempaa kuin typerä kirjoitusvirhe muuten hienossa asiakirjassa. Se on tuskin reilua - kirjoitusvirheitä tapahtuu! - mutta ihmiset tuomitsevat sinut niistä virheistä joka tapauksessa ja ankarasti. Suorassa hätätilanteessa, anna aina itsellesi aikaa varata kirjoitus sivuun ja palata siihen myöhemmin. Aivot ovat hankalia ja jättävät huomiotta juuri tehdyt virheet; jonkin aikaa työskennellessäsi jotain muuta antaa sinulle irtaantumisen, jonka tarvitset kiinni näiden virheiden varalta, ennen kuin kukaan muu lukee niitä.

4. Kirjoita kerran, tarkista kahdesti.

Tiedän, sanoin juuri tämän, mutta tarkoitan jotain muuta täällä. Kirjoitusvirheiden ja muiden virheiden havaitsemisen lisäksi Kun asetat jonkin aikaa kirjoittamisen ja työn uudelleenlukemisen väliin, voit saada kiinni äänivirheistä, jotka voivat muuten välttää sinut ja aiheuttaa ongelmia . Esimerkiksi, kun olemme järkyttyneitä tai vihaisia, kirjoitamme usein asioita, joita emme todellakaan halua kenenkään muun lukevan. Varmista, että työsi kertoo, mitä haluat sen sanovan, miten haluat sen sanovan, ennen kuin annat sen tavoittaa yleisönsä.

5. Kiinnitä erityistä huomiota nimiin, otsikoihin ja sukupuoliin.

OK, yksi asia on kiusallisempaa kuin kirjoitusvirhe: soitetaan herra Smithille rouva Smithille johdonmukaisesti koko asiakirjassa. Jos et ole varma henkilön nimen, työnimikkeen (ja mitä se tarkoittaa) tai sukupuolen oikeinkirjoituksesta, a) tarkista joku, joka tietää (kuten avustajansa), tai b) sukupuolen tapauksessa , käytä sukupuolineutraalia kieltä. Heistä ja heistä on nopeasti tulossa täysin hyväksyttäviä sukupuolineutraaleja yksikköpronomineja, huolimatta siitä, mitä kieliopettajasi ja itsehurskaat kieliopin natsi sanovat salissa.Mainonta

6. Tallenna mallit.

Aina kun kirjoitat erityisen hyvän kirjeen, sähköpostin, muistion tai muun asiakirjan, tallenna se mallina tulevaa käyttöä varten, jos sinulla on pienintäkään mahdollisuutta kirjoittaa vastaava asiakirja tulevaisuudessa. Koska kirjoittamisen kiire on yksi kirjoitusvirheiden ja muiden virheiden pääsyistä, ajan säästäminen käyttämällä ennalta kirjoitettua asiakirjaa voi säästää tällaisten virheiden hämmennystä . Poista vain kaikki tiedot - nimet, yritykset jne. - ennen niiden uudelleenkäyttöä - et halua lähettää herra Sharifille kirjettä, joka on osoitettu rouva O’Toolelle!

7. Ole ammattilainen, ei välttämättä muodollinen.

Yritysviestinnästä on taipumus ajatella muodollista, mikä ei ole välttämätöntä tai edes erittäin tuottavaa. Virallinen kieli on hieno oikeudellisille asiakirjoille ja työhakemuksille, mutta ammattikielten tavoin se muuttuu usein näkymättömäksi, peittämällä sen sijaan, että paljastaisi sen merkityksen. Muista samalla epävirallisen ei pitäisi tarkoittaa epäammattimaista - Pidä henkilökohtaiset kommentit, värilliset vitsit ja snarkit juorut poissa liike-elämän viestinnästäsi. Muista, että monien yritysten (mahdollisesti sinun) on lain mukaan pidettävä kopioita kaikesta kirjeenvaihdosta - älä lähetä sähköpostia, postita tai levitä mitään, mitä et tuntisi mukavalta lukiessasi tietuetta julkisessa oikeudenkäynnissä.

8. Muista 5 W: n (ja H)

Aivan kuten toimittajan uutinen, viestinnän tulisi vastata kaikkiin yleisösi kannalta olennaisiin kysymyksiin: kuka? Mitä? Kun? Missä? Miksi? ja miten? Esimerkiksi kenelle tämä muistio on merkityksellinen, mitä heidän tulisi tietää, milloin ja missä sitä käytetään, miksi se on tärkeää ja miten heidän pitäisi käyttää näitä tietoja? Käytä 5W + H-kaavaa yrittäessäsi ennakoida myös lukijoiden mahdollisesti esittämät kysymykset.Mainonta

9. Toimintakehotus.

Yksinkertaisesti informatiivisten asiakirjojen sisältö säilyy harvoin erittäin hyvin. Suurimman osan yritysviestinnästä on tarkoitus saavuttaa jokin tarkoitus, joten varmista, että niihin sisältyy toimintakehotus - mikä lukijan odotetaan olevan tehdä . Vielä parempi, jotain, mitä lukijan pitäisi tehdä juuri nyt . Älä jätä lukijasi päättää, mitä tehdä antamistasi tiedoista - Useimmat eivät edes vaivaudu, ja tarpeeksi niistä, jotka tekevät, saa väärin, että sinulla on sotku käsissäsi liian kauan.

10. Älä anna liikaa valintoja.

Ihannetapauksessa älä anna mitään. Jos haluat asettaa ajan kokoukselle, anna yksi aika ja pyydä heitä vahvistamaan tai esittämään toinen aika. Anna korkeintaan kaksi vaihtoehtoa ja pyydä heitä valitsemaan yksi. Liian monta valintaa johtaa usein halvaukseen, mikä ei yleensä ole toivottu vaikutus.

11. Mitä siinä on lukijoillesi?

Tehokkaan kirjoittamisen kulmakivi kuvaa etuja, ei ominaisuuksia. Miksi lukijan tulisi välittää? Kukaan ei esimerkiksi välitä siitä, että Windows 7 voi toimia 64-bittisessä tilassa - he välittävät siitä, että se pystyy käsittelemään enemmän muistia ja toimimaan siten nopeammin kuin 32-bittinen käyttöjärjestelmä. 64-bittinen ominaisuus; se, että annan työnni tehdä nopeammin, on etu. Edut houkuttelevat lukijoita, koska heitä luonnollisesti kiinnostaa eniten selvittää, miten he voivat tehdä elämästään helpompaa tai parempaa. Mainonta

12. Palkkaa freelancer.

Ei kirjoitusvinkkiä sinänsä , Tiedän, mutta silti hyviä neuvoja. Kirjoittaminen ei todennäköisesti ole vahvuutesi - jos se on tärkeää, palkkaa joku, jolle kirjoitat On heidän vahva puku. Voit ajatella, että freelancerit ovat vain markkinointimateriaalia, mutta se ei ole totta - hyvä freelance-kirjailija voi tuottaa muistioita, koulutusohjeita, sisäisiä kirjeitä, yrityslehtisiä, blogiviestejä, wiki-merkintöjä ja melkein mitä tahansa muuta ajateltavaa kirjoitusta. . Tarpeistasi riippuen voit harrastaa maataloutta tarpeen mukaan tai siirtää freelancerin kennoon paikan päällä tai treenata mitä tahansa muita tarpeitasi parhaiten vastaavia järjestelyjä. Odotat maksavan vähintään 30 dollaria tunnissa, ja todennäköisemmin 50 - 125 dollaria tunnissa, hyvästä kirjoituksesta - kuka tahansa, joka veloittaa vähemmän, ei ole kovin hyvä tai ei kovin liiketoimintaosainen. (Nämä hinnat koskevat kirjailijoita Yhdysvaltain metroalueilla - hinnat saattavat vaihdella muualla maailmassa.)

Suuri kirjoittaminen voi vaatia kykyä, jota harvoilla meistä on, mutta tehokas kirjoittaminen on oppittava taito. Jos yrityksesi kirjoittaminen ei ole nuuskaa, seuraa yllä olevia vinkkejä ja katso, etkö pysty parantamaan sitä. Jos kirjoitat tekee pass muster, entä jos jätät kärjen tai kaksi alla oleviin kommentteihin?