Mieheni suunnittelee konferenssia juuri nyt, ja samaan aikaan aloitan yhden päivän tapahtuman järjestämisen. Molemmat tuntevat itsemme melko peloissaan, joten ajattelin, että voi olla hyödyllistä meille - ja muillekin - virtaviivaistaa prosessi kymmeneksi yksinkertaiseksi vaiheeksi.

1. Määritä miksi

Istu kumppaneidesi kanssa (jos sinulla on) ja keskustele konferenssin lopullinen tavoite. Onko tulojen tuottamiseksi? Suojaatko uusia asiakkaita? Saada julkisuutta? Pidä tämä tavoite mielessä edetessäsi muuta luetteloa.Mainonta

2. Luo toivelista

Miltä konferenssi näyttäisi ihanteellisessa maailmassa? Kirjoita muistiin yksityiskohdat, kuten sijainti, kaiuttimet, osallistujien lukumäärä ja laatu, ruoka ja hauskat aktiviteetit.

3. Esitä talousarvio

Kuinka maksat tapahtumastasi? Tutki resursseja, joita voit käyttää ilmaiseksi (kuten lahjoitettua tilaa) ja mitä voit veloittaa osallistujilta kustannusten kattamiseksi ja silti voiton tuottamiseksi (jos se on tavoite). Tee budjetin laskentataulukko, jossa luetellaan toivelistasi tärkeimmät kustannuserät - sijainnin vuokraus, henkilökunta, kaiuttimet, ateriat, opasteet, audio- / visuaaliset laitteet, painetut materiaalit, lahjat ja hauskat lisäosat. Älä unohda sisällyttää tapahtuman, kuten verkkosivuston, markkinointikustannuksia ja rakenna 10-15 prosentin tyyny, jos kulut ylittävät.

4. Valitse käytännössä

Kustannukset ovat tietysti tekijä valinnassa missä järjestät tapahtumasi ja mitä palveluja tarjotaan, mutta niin myös läsnäolo. Haluat valita sijainnin, joka on joko samassa kaupungissa kuin monet osallistujat, tai lähellä sitä.Mainonta

Ihanteellinen puhujasi voi olla Donald Trump, mutta realistisesti sinun on todennäköisesti käytettävä halvempaa vaihtoehtoa. Lomakeskus on varmasti houkutteleva, mutta onko sillä tarpeeksi kokous- ja henkilökohtaisia ​​huoneita, ja nauttivatko osallistujat alueesta tarpeeksi maksamaan palkkion?

Harkitse kyselyyn osallistujia kaltaisistasi tapahtumista, jotta tiedät, mikä on tärkeintä tällaisessa konferenssissa, ja tee valintoja tämän palautteen perusteella.

5. Työskentele myyjien kanssa

Aloita yhteistyö budjettitaulukon kohteiden palveluntarjoajien kanssa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Ymmärrä, mitä kussakin tapauksessa tarjotaan, ja tarkista sopimukset ja peruutuskäytännöt huolellisesti (esimerkiksi sinun on tiedettävä, tarjoaako hotelli A / V-laitteita ja tukea kokoustiloissaan vai haluatko tuoda ne itse) . Jos tarvitset tiettyä myyjää, suosittelen tarkistamaan kohdekaupungin kokous- ja vierailutoimistosta.Mainonta

6. Etsi kaiuttimet

Ota yhteyttä verkkoosi tunnistaaksesi puhuja (t), jotka auttavat sinua parhaiten saavuttamaan konferenssin tavoitteet ja ovat budjettisi rajoissa (älä pyydä tai odota, että ammattilaiset esiintyvät ilmaiseksi). Tarkista esittelyvideot ja keskustele ihmisten kanssa, jotka ovat kuulleet tämän puhujan aiemmin. Kun puhut puhujan kanssa, anna hänelle runsaasti yksityiskohtia, jotta hän voi räätälöidä huomautuksensa yleisöllesi ja varmista, että olet mukana hänen matkajärjestelyissään ja muissa tarpeissaan.

7. Aseta esityslista

Luo yksityiskohtainen aikataulu konferenssille, joka alkaa aikaisin (kello 8 on kohtuullinen) ja päättyy aikaisin (kello 16). Aikataulu yhdistelmä virallisia puhujia, pienryhmätyöpajoja ja ilmainen verkkoaika. Suunnittele ruokkia osallistujia muutaman tunnin välein joko täydellä aterialla tai välipalalla. Kun päivän ohjelma on valmis, harkitse illallisen järjestämistä läheisessä ravintolassa tai paikallista viihdettä, kuten kiertuetta.

8. Markkinoi tapahtumaasi

Luo tapahtumallesi logo ja värimaailma ja näytä se tapahtumasivustolla online-rekisteröinnillä. Kerää joukkosi levittämään sanaa sähköpostilla ja vierasviesteillä yleisölle suunnatussa online-mediassa. Käytä tarvittaessa paikallisia tapahtumaluettelosivustoja. Harkitse alennusten tarjoamista organisaatioille, jotka lähettävät useampaa kuin yhtä osallistujaa.Mainonta

9. Suunnittele stressitön päivä

Kommunikoi aktiivisesti osallistujiesi ja myyjien kanssa etukäteen, jotta he tietävät missä olla ja mitä odottaa. Hanki heidän yhteystietonsa ja varmista, että heillä on sinun. Kierrä laitoksessa ennen konferenssin alkua varmistaaksesi, että henkilökuntasi on paikallaan ja kaikki on kunnossa. Kun asiat lakkaavat ja laskuja tulee, tarkista ne rivi riviltä, ​​jotta voit ratkaista riidat paikan päällä.

10. Arvioi tapahtumasi

Nyt kun olet valmis aloittamaan koko ajan tapahtumien suunnitteluyrityksen, katsotaanpa, mitä voit oppia ensi kerralla. Pyydä osallistujia täyttämään paperinen tai sähköinen arviointilomake ja etsimään yleisiä palautetta.

(Kuvahaku: seminaarissa Shutterstockin kautta) Mainonta