Kun suuret elämänmuutokset tai häiriöt tapahtuvat, ajanhallinta on yksi ensimmäisistä asioista, jotka lentävät ulos ikkunasta. Tällaisissa tilanteissa aika voi menettää kaikki määritelmät. Ymmärrettävästi termit kiireellinen ja tärkeä saavat uuden merkityksen.

Kirjassaan Tehokkaiden ihmisten 7 tapaa Steven Covey popularisoi konseptin, jota hän kutsuu ajanhallintamatriisiksi. Covey jakaa herätyksessä vietetyn ajan neljään kvadranttiin:

• Neljännes 1 : Kiireellinen ja tärkeä. Esimerkkejä: avun saaminen hätätilanteessa tai pienen lapsen estäminen ajamasta liikennettä.
• Neljännes 2 : Ei kiireellinen, mutta tärkeä. Esimerkkejä: öljyn vaihtaminen autoon vaihdetaan säännöllisesti tai yrityksen sisäisen tavoitteen saavuttaminen vastaamaan mielekkäästi kaikkiin asiakaskontakteihin tunnin sisällä.
• Neljännes 3 : Kiireellinen, mutta ei tärkeä. Esimerkkejä: työtoveri, joka pysähtyy kysymään yrityksen piknikistä tai vastaamaan rajoitetun ajan tarjouksiin.
• Neljännes 4 : Ei kiireellinen eikä tärkeä. Esimerkkejä: tuomiokierros sosiaalisen median syötteiden kautta, vastaaminen tuntemattomien ihmisten lähettämiin verkkosivustojen kommentteihin tai TV-jaksot.

Tässä on matriisikaavio, jonka Sage Automation kuvaa:^[1]

Jotta voimme hyödyntää näitä neljää kvadranttia parhaalla mahdollisella tavalla, meidän on oltava raa'asti rehellisiä siitä, miten ja mihin osoitamme Coveyn ehdot. Näin voit edetä:

1. Laita dollarin luku aikaasi

Jos haluat eliminoida ajanhukkaa aloita elämässäsi aikaasi ikään kuin se olisi rahaa. Ajan huomioon ottaminen omaisuutena voi tuntua hieman sumealta käsitteeltä. Dollarimerkkien kiinnittäminen tunteihisi tuo selkeyttä kiireessä.

Rahoitusasiantuntija Dave Ramsey ehdottaa, että seuraat jokaisen ansaitsemasi sentin osoittamalla kaikki rahasi luokkaan. Esimerkiksi seuraavasta palkkasi 1000 dollaria saattaa kuulua vuokraluokkaan, 400 dollaria menee päivittäistavaroihin jne.Mainonta

Ennen kuin aloitat nimeämisen ja ajan seuraamisen, ajanhallinta ei ole muuta kuin arvauksia ja suoliston tunteita. Covey-ajanhallintamatriisin ja Ramsey-tekniikan yhdistäminen on ensimmäinen askel kohti itsesi asettamista ajanhallinnan kuljettajan paikalle. Ehkä päätät, että aikasi käteisarvo on 30 dollaria tunnissa. Esimerkiksi Netflix-juomisen lopussa huomaat, että olet käyttänyt 4,5 tuntia. Se on nettoarvo 135 dollaria. Tallenna tämä päivittäiseen lokiin viihteen alle.

Jos olet kuten useimmat ihmiset, selkeyshetkesi todennäköisesti saapuu kuukauden loppuun, kun summaat eri dollariluokkiin määrittämäsi dollarin arvot.

Vaikka olisit voinut vähentää olkapäitäsi yhdelle TV: n kulutukselle kulutetusta 135 dollarista, miltä sinusta tuntuu, kun huomaat, että käytit yhden kuukauden aikana 1 485 dollaria tähän luokkaan? Vertailukohteena käytettävissä oleva ajanvaraus 31 päivän kuukaudelle, olettaen 16 herätystuntia päivässä, on 14 880 dollaria. Pelkästään työtunnit kyllästivät jotain 4500-6000 dollarin vaihteluväliin.

Nyt sinulla on valta tuoda selkeyttä prioriteettiesi hallintaan. Oliko television katselu todella melkein 10% koko herätysajastasi? Vain sinä voit vastata tähän kysymykseen.

2. Valmistaudu aikahallintamatriisin menestykseen

Aloita kirjoittamalla jokainen tehtävä

Tässä vaiheessa kaikki, mitä yrität tehdä, on tyhjentää aivosi. Älä kuluta energiaa ajatellessasi kiireellisyyttä, tärkeyttä tai määräaikaa. Se osa tulee myöhemmin. Toistaiseksi tee vain parhaasi saadaksesi kaikki aivojesi sisällä surisevat tehtävät laskentataulukkoon tai paperille.

Käytä mitä tahansa sinulle parhaiten sopivia työkaluja, jotta voit ladata ajatuksesi mahdollisimman nopeasti. Älä lopeta ennen kuin olet varma, että olet kaapannut kaiken.

Määritä seuraavaksi jokaiselle tehtävälle määräaika

Aloita täyttämällä ne määräajat, joiden tiedät olevan kivissä. Terveiden suhteiden ylläpitämiseksi sinun on asetettava etusijalle sitoumukset, jotka olet jo tehnyt muille ihmisille. Jos mahdollista, aseta määräajat ennen lupauksiasi - saatat tarvita joustoaikaa matkan varrella. Aloita ajanhallintatavoitteesta, joka tunnetaan sellaisena henkilönä, joka lupaaa ja toimittaa liikaa.Mainonta

Korosta tehtävät, joiden tiedät olevan kiireellisiä. Ole varovainen, kun käytät termiä kiireellinen. Sillä, mikä näyttää sinulle kiireelliseltä, ei välttämättä ole vaikutusta perheellesi, ystävillesi ja asiakkaillesi. Jokaisen on keksittävä henkilökohtainen työskentelymääritelmä, mutta aloittaakseen, käytä tätä luokitusta säästeliäästi.

Priorisoi aiemmat sitoumukset luokitellessasi. Voit aina palata takaisin ja päivittää tietyn tehtävän tähän tilaan, mutta aloita osoittamalla jonkin verran maltillisuutta. Loppujen lopuksi, jos kaikki on kiireellistä, mikään ei voi olla todella kiireellistä.

Järjestä luettelosi uudelleen tärkeyden mukaan

Tällöin laskentataulukon käyttäminen paperin sijaan voi todella maksaa. Lisää tärkeyssarake laskentataulukkoon tai valitse erivärinen kynä tai merkki, jos käytät paperia tai hakemistokortteja. Anna jokaiselle tehtävälle tärkeysluokitus 1 (ei lainkaan tärkeä) 100: een (erittäin tärkeä).

Henkilökohtaisesti haluaisin käyttää asteikkoa 1-100 sen tarjoaman rakeisuuden vuoksi. Esimerkiksi kaksi tehtävää voivat molemmat luokitella 8 asteikolla 1-10, mutta lajittelun yhteydessä voidaan erottaa 82 ja 88.

3. Liitä elämäsi ajanhallintamatriisiin

Ota nyt askel taaksepäin ja katso mitä sinulla on. Jos olet tehnyt kotitehtävät, sinun pitäisi nyt nähdä kaikki tehtävät sekä niiden tärkeys- ja kiireellisyysjärjestykset.

Aloita kunkin tehtävän siirtäminen johonkin ajanhallintamatriisin neljästä kvadrantista. Aloita ilmeisistä sijoitteluista. Kun he ovat ruudukossa, voit arvioida läheiset puhelut, jotka saattavat laillisesti päätyä jompaankumpaan kahdesta kvadrantista. Voit alkaa luokitella kohteita uudelleen tärkeyden tai kiireellisyyden kannalta, ja se on hieno. Saatat ymmärtää, että jotkut tehtävät eivät ole niin tärkeitä tai kiireellisiä kuin alun perin ajattelit.

Q1: Ylläpidä avointa laskeutumisnauhaa

Yritä pitää mahdollisimman monta asiaa kiireellisen ja tärkeän kvadrantin ulkopuolella. Se ei ehkä ole mahdollista ensimmäisellä yritykselläsi ajanhallinnassa, mutta aseta pitkän aikavälin tavoite pitää jonkin verran avointa tilaa Q1: ssä. Voit saavuttaa tämän käsittelemällä tehtäviä, jotka näkyvät muissa kolmessa neljänneksessä mahdollisimman tehokkaasti.Mainonta

Esimerkiksi kiireinen startup-perustaja haluaa silti pysyä kunnossa, mutta hänellä ei ole tunteja viettää kuntosalilla. Wall Street Journalin myydyin kirjailija tohtori John Jaquish suosittelee vaihtelevaa vastuskoulutusta raskaan painoharjoittelun sijaan. Vaihtelevan resistenssikoulutuksen on tieteellisesti todistettu tuottavan parempia tuloksia kuntoon paljon lyhyemmässä ajassa, sanoo tohtori Jaquish. Tämä yhdistettynä runsaasti proteiinia sisältävään ruokavalioon voi antaa yrittäjille haluamansa tulokset uhraamatta arvokasta tuntia päivästä.

Voit tietysti saada 10 minuutin päästä asiakaspuhelun, joka sijoittaa jotain heti Q1: een. Mikään suunnittelu tai valmistelu puolestasi ei olisi voinut estää sitä laskeutumasta sinne, joten se ei ole sinun syytäsi. Sinun tehtäväsi on pitää laskeutumisnauha käytettävissä tätä mahdollisuutta varten.

Q2: Kaataa nämä tehtävät omistetuilla aikalohkoilla

Jos jokin on tärkeää, sillä on hyvät mahdollisuudet tulla kiireellisiksi. Öljynvaihtoesimerkin avulla haluat tietysti käsitellä tätä tehtävää ennen kuin moottori tarttuu. Jos et, Q2-tehtävä on yhtäkkiä luokiteltava uudelleen Q1: een, ja sinulla on aivan uusi Q1 pitääkseen se yrityksenä: Hanki vuokra-auto.

Muut toisen vuosineljänneksen tehtävät eivät välttämättä koskaan tule kiireellisiksi, mutta se ei vähennä näiden isompien kuvien merkitystä. Ehkä olet sitoutunut oppimaan lisää työpaikkojen antirasismin edistämiseksi, toteaa kirjoittaja ja Forbesin avustaja Dana Brownlee. Tämä tavoite toteutuu todennäköisesti vasta, jos et ole ennakoivasti estänyt aikaa kalenterissasi varmistaaksesi, että sinulla on tarvittavaa aikaa tavoitteen saavuttamiseen.^[kaksi]

Ilman tietoista pyrkimystä ajoittaa nämä tehtävät ne pysyvät ikuisesti tekemättä.

Kysymys 3: Esitä kiireellisiin kysymyksiisi muutama kysymys

Ainakin yksi tämän luokan ongelma on se, että kiireelliset tehtävät naamioidaan usein tärkeiksi. On tavallista sekoittaa nämä kaksi, joten on tärkeää oppia tekemään tämä ero. Teksti mahdolliselta asiakkaalta, jonka toivot laskeutuvan, on kiireellistä, kun taas vakuutusasiamiehen sähköposti, joka haluaa suunnitella vuosittaisen vakuutustarkastuksen, voi todennäköisesti odottaa perjantaihin.

Sähköpostit, ääniviestit, tekstiviestit ja muut välittömän viestinnän muodot sisältävät melkein aina mukanaan kiireellisyyden tunteen, mutta ne eivät välttämättä ole tärkeitä. Kun tarkastelet kolmannella vuosineljänneksellä laskeutuneita asioita, kysy itseltäsi, jaatko lähettäjän kiireellisyyden tunteen vai et. Voi olla aika peruuttaa tiettyjen ryhmien, yksilöiden tai uutiskirjeiden tilaus Q3-sekaannuksen minimoimiseksi.Mainonta

Kysymys 4: Ota kaikki irti kiireettömistä, ei tärkeistä toiminnoista

Q4 on neljännes, jonka jokainen mahdollinen aikapäällikkö haluaa kaataa, mutta älä ole niin kiireinen. Vaikka haluat ehdottomasti poistaa suoran ajan imemisen, tämä on myös neljännes, jossa seisokit elävät. Sen sijaan, että vannot vannovan kaikki Q4-aktiviteetit kokonaan, ota kaikki irti niistä, joihin harjoittelet.

Ensinnäkin, poista tai delegoi tehtävät, jotka eivät ole paras aikasi käyttö. Toki raportti on muotoiltava uudelleen, mutta harjoittelija voi todennäköisesti tehdä sen puolestasi. Käytä myyntiohjelmistoa automatisoimaan etsivät sähköpostisi, jotta sinun ei tarvitse lähettää niitä kaikkia itse.

Kun pidät tauon, ole tietoinen toiminnoista, jotka antavat sinulle virkistyneisyyden ja jotka jättävät sinut tyhjentyneeksi. Sano kyllä ​​tälle metsäkävelylle ja ei kiistelemiselle vieraiden kanssa sosiaalisessa mediassa. Valitsemalla vapaa-ajanviettosi viisaasti saat kaiken irti Q4-buckistasi.

Lopulliset ajatukset

Coveyn ajanhallintamatriisi on valtava työkalu, jota voi käyttää, kun tuntuu siltä, ​​että aikataulusi ohjaa sinua päinvastoin. Menestyksesi todennäköisesti supistuu siihen, kuinka rehellinen olet itseäsi kohtaan nimittäessäsi tarroja.

Älä pelkää kysyä itseltäsi, onko tämä todella kiireellistä? Sinun on myös tehtävä tarkat erot sen välillä, mikä on tärkeää sinulle ja toiselle. On aivan liian helppoa hyväksyä jonkun toisen merkintä tärkeistä tai kiireellisistä kriittisesti.

Ajanhallinnassa on hyvä paikka, joka antaa sinun hallita aikataulusi täysin ajattelematta jäykkä ajattelu. Erityisesti yrittäjien on otettava huomioon aikatauluissaan joustavuutta, jotta he voivat hyödyntää ennakoimattomasti avautuvia ensimmäisen vuosineljänneksen mahdollisuuksia. Liian paljon joustavuutta, ja menetät aikaa. Kun muokkaat Coveyn ja Ramseyn tekniikoita vastaamaan elämääsi, anna itsellesi armoa tehdä virheitä ja säätää tarvittaessa. Pääset sinne.

Lisää vinkkejä tehokkaaseen ajanhallintaan

• 10 käytännön tapaa parantaa ajanhallintataitoja
• 10 todistettua ajanhallintataitoa, jotka sinun pitäisi oppia tänään
• Kuinka lisätä työn tuottavuutta: 9 perussääntöä

Esitelty valokuvahyvitys: explorenation # osoitteessa unsplash.com Mainonta

Viite