Kuinka paljon vietät päivittäin sähköpostiesi hallintaan? Tunti? 30 minuuttia? Muutama tunti? Ehkä puoli päivää?

Vaikka sähköpostin on tarkoitus helpottaa viestintää, epäilen, että siitä tulee joskus haitallinen työkalu, koska vietämme niin paljon aikaa sähköpostiesi hallintaan! Ajattele esimerkiksi näitä tapauksia:

• Napsautatko joskus postilaatikkoa, vaikka tarkistat sen vain 5 minuuttia sitten?
• Vietätkö paljon aikaa sähköpostiviestiesi hallintaan joka päivä, kuten vanhojen postien haku, lajittelu, järjestäminen ja poistaminen vanhoista viesteistä?
• Asetatko usein sähköposteja etusijalle etkä tosiasiallisesti tee asioita?
• Onko päiviä, joissa vietät enemmän aikaa postilaatikossa kuin tekemällä kunnollista työtä?

Päivän päätteeksi sähköposti on vain työkalu tehtävien suorittamiseen. Alla on 11 vinkkiä sähköpostin hallinnan parantamiseksi:

1. Käsittele postisi kerran päivässä

Vaikka tarkistan postini useita kertoja päivässä vain ollakseni silmukassa (siinä tapauksessa, että tapahtuu jotain outoa, kuten verkkosivustoni laskee tai jos on kiireellinen pyyntö), en käsittele niitä heti. Teen niin vain kerran päivässä, joko päivän alussa tai iltaisin.

Varaa päivittäinen aikaväli sähköpostiesi käsittelyyn. Jos et pääse loppuun aikavälillä, jatka seuraavana päivänä. Aseta tärkeimmät tärkeysjärjestykseen ja päästä loput irti. (Katso # 2).

Jos olet työtasolla, jossa saat paljon aikaa herkkiä sähköposteja, voit silti toteuttaa tämän käytännössä. Tarkoitus ei ole antaa sähköpostin ajaa elämääsi. Muista, että se on työkalu, joka auttaa sinua tekemään työn, ei itse työtä.Mainonta

2. priorisoi 20% sähköpostit; Lykkää 80% niistä

Kaikki sähköpostit eivät ole samat. rakastan 80/20 sääntö koska se koskee elämäämme jokaista yksittäistä aluetta. Sisältää sähköpostit. 80/20 -sääntö on ajatus siitä, että 20% panoksista vastaa 80% tuotoksista missä tahansa tilanteessa. Siksi voidaksemme olla tehokkaita, meidän on keskityttävä 20 prosentin panoksiin, jotka johtavat 80 prosentin tuotantoon. Samoin meidän tulisi keskittyä 20 prosentin arvokkaisiin sähköposteihin, jotka johtavat maksimaaliseen tulostukseen.

20% sähköpostini ovat ne, jotka antavat minulle seuraavan läpimurron työssäni. Ne voivat olla mediapyyntöjä, haastattelupisteitä, verkostoitumismahdollisuuksia, liike-elämän viitteitä, puhumismahdollisuuksia ja muita asioita, jotka johtavat 20 prosentin liiketoimintatavoitteihini. 20%: n sähköpostini sisältävät myös ihmisiä, jotka ovat panostaneet työhöni, kuten minun 1-1 valmennusasiakasta , puheenvuorot ja lukijat, jotka ostivat kurssejani ja tuotteitani. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, kirjeenvaihto hyvien ystävieni kanssa kuuluu myös tähän. Kaikki muu menee 80-prosenttiseen postiin.

Annan heille merkittävän prioriteetin 20 prosentin sähköposteille. Vastaan ​​yleensä heille välittömästi (varsinkin jos he täyttävät 1 minuutin säännön # 9); jos ei, pääsen niihin 1-3 päivän kuluttua. 80%: n postituksiin vastaaminen kestää kauemmin, en joskus edes vastaamalla (katso kohta # 4).

3. Pyydä Reply by XX Day -kansiota

Tiedosto, joka tarvitsee vastauksesi, kansioon Vastaa XX päivä -kansioon, jossa XX on viikonpäivä. Varasin 3 päivää viikossa vastaamaan sähköposteihin - ti, to ja la. Tällä tavalla minua ei painosteta vastaamaan heti, kun saan postin. Luin sen, tunnustan sen henkisesti ja ajattelen sitä, kunnes on aika vastata (keskimäärin 3-8 päivää postin vastaanottamisesta).

4. Ymmärrä, että sinun ei tarvitse vastata kaikkiin viesteihin

Mielestäsi huolimatta sinun ei tarvitse vastata kaikkiin viesteihin. Joskus vastausta tietyn ajan kuluttua ei voida pitää sinänsä vastauksena.

Saan suuren määrän lukijapostia, ja vastasin jonkin aikaa jokaiseen saapuneeseen viestiin. Se ei tehnyt mitään minulle. Vietän koko päivän vain vastaamalla postitse, ja päivän loppuun mennessä minut tyhjennetään, en pysty tekemään mitään todellista työtä. Ja mielenkiintoista on, että melkein kaikki viestit, joihin vastaan, eivät koskaan saa minkäänlaista palautevastausta (ei edes kiitosta tai kiitoksia), vaikka lähetän seurantakysymyksiä auttaakseni heitä edelleen. Epäilen, että puolta postista ei lueta, ja toinen puoli on postia, jonka ihmiset lähettävät impulssilla, ja vastauksilla ei ole väliä. Joko niin, olen tajunnut, että on paljon tehokkaampaa käyttää aikaa arvokkaampiin tehtäviin, kuten työskennellä arvokkaiden ja sisältöä sisältävien tuotteiden parissa, tukea 1–1-valmennusasiakkaitani, uusia projekteja ja kirjoittaa uusia artikkeleita.Mainonta

Älä korosta liikaa vastaamista jokaiseen postiin. Vastaa, jos se auttaa, mutta jos vastaamisesta aiheutuvat kustannukset eivät ole suurempia kuin hyödyt, siitä ei ehkä kannata huolehtia. Anna sen olla ja asiat järjestyvät itsestään ajan myötä.

5. Luo mallivastaukset, jos lähetät usein vastaavia vastauksia

Jos selaat lähetettyä kansiota, löydät todennäköisesti trendin asioissa, joihin vastaat. Sivustollani saamani postit voidaan yleensä luokitella johonkin harvoista luokista (1) palaute- / kiitospostit (2) 1-1 valmennus (3) kirja- / tuotearvostelupyynnöt (4) puhekyselyt (5) muut . Kohdissa (1) ja (2) käytän malleja, jotka olen kirjoittanut etukäteen ja joita käytän vastauksissani. Kun vastaan, mukautin ne vastaamaan alkuperäisen postin tarpeita. Tämä säästeli valtavasti aikaa verrattuna aikaisempaan, kun kirjoitin sähköpostit tyhjästä.

6. Lue vain merkitykselliset sähköpostit

Tilaan useita uutiskirjeitä - kuten kunto, itsepalvelu, bloggaaminen ja liiketoiminta, mutta en lue kaikkia heidän lähettämiään viestejä. En myöskään poista niitä, koska tiedän, että heillä on arvokasta tietoa. Sen sijaan asetin gmailin arkistoimaan ne automaattisesti eri tarroihin (kansioihin). Blogisähköpostit arkistoidaan blogikansioon, kuntosähköpostit arkistoidaan terveys- ja kunto-kansioon jne. Tällä hetkellä minulla on noin 30 kansiota. Luin ne vain, kun haluan saada lisätietoja aiheesta.

Sinun ei tarvitse lukea kaikkia saapuvia viestejä. Valitse ja valitse sinulle sopiva.

7. Rakenna sähköpostisi luokkiin

Kansiot (tai tarrat, jos käytät Gmailia) auttavat sinua järjestämään sähköpostisi.

Ensinnäkin, käytä asiaankuuluvaa nimeämisjärjestelmää. Jos tärkeimmät prioriteettisi ovat nyt esimerkiksi (1) kirjan kirjoittaminen ja (2) painonpudotus, nimeä kansiosi sellaisiksi.Mainonta

Toiseksi, käytä hierarkiarakennetta. ensimmäisen tason kansiot ovat suurille luokille ja toisen tason kansiot alakategorioille jne. Minulla on esimerkiksi ensimmäisen tason kansio Järjestelmänvalvoja ja toisen tason kansioina Varmuuskopiointi, Kirjanpito, Tilit jne. Tarvittaessa minulla on kolmannen tason kansiot segmentoimaan ne edelleen. Gmailissa on lisäosa, jonka avulla voit käyttää erilaisia ​​tasotunnisteita (Asetukset> Labs> Sisäkkäiset tunnisteet)

Suodattimien (# 8) käyttäminen postin automaattiseen järjestämiseen kansioihin tekee ihmeitä.

8. Käytä suodattimia

Suodattimet ovat työkaluja, joiden avulla voit lajitella postin automaattisesti, kun se saapuu postiin. Suodattimelle vaaditaan 2 perustekijää - (1) Varoitettava termi (2) Toiminta, jota sovelletaan, jos termi on sama. Tällä hetkellä gmailissani on noin 20 erilaista suodatinta määritetty eri sähköpostiosoitteille, aiheiden otsikoille, tekstille ja mitä ei. Sen mukaan, mikä suodatin se on, posti lajitellaan automaattisesti vastaavaan kansioon / arkistoidaan. Tämä minimoi tarvittavien hallinnollisten toimien määrän.

Tässä on video-opetusohjelma, jossa jaan sähköpostisuodattimien asettamisen postilaatikon nollan saavuttamiseksi: 3 yksinkertaista vinkkiä Saapuneet-kansion nollan saavuttamiseksi sähköpostisuodattimien avulla [Video-opas]

9. Käytä 1 minuutin sääntöä vastatessasi

Jos vastaaminen kestää minuutin sisällä, vastaa siihen välittömästi ja arkistoi se. Älä anna sen istua postilaatikossa ikuisesti. Se vie vielä enemmän vaivaa, kun annat sen leijua mielesi ympärillä ja muistutetaan jatkuvasti, että sinun on vastattava. Varmista vain, että noudatat yhden minuutin aikataulua vastatessasi, jotta se ei vie enemmän aikaa kuin tarvitaan. Tämä auttaa minua tyhjentämään suuren erän postia lyhyessä ajassa.

10. Aseta raja saapuneiden viestien viettämiselle

Yhden minuutin säännön lisäksi rajoita postilaatikossa vietettyä aikaa. Kun seuraavan kerran tarkistat postisi, aikaa itse . Katso kuinka kauan vie postisi käsittely, lukeminen, vastaaminen ja lajittelu. Kysy sitten itseltäsi, kuinka suuri osa siitä ajasta on käytetty hyvin. Mahdollisuudet ovat, että suurin osa siitä ei palvellut mitään tarkoitusta.Mainonta

Toisinaan saat hälyttävän pitkiä sähköposteja. Skannaa näiden sähköpostien kohdalla, katso onko sinulla mitään merkitystä ja käsittele ne vastaavasti. Vastaa tarvittaessa (ja käytä 1 minuutin sääntöä); arkistoi se, jos et aio vastata. Jos aiot vastata, älä tunne tarvetta palata pitkällä postilla vain siksi, että henkilö kirjoitti pitkän postin. Viimeinen haluamasi asia on esseeiden vaihto sähköpostitse, mikä vahingossa johtaa sinun putoamiseen sähköpostin mustaan ​​aukkoon. Kirjaudu postilaatikkoosi, tee mitä sinun on tehtävä, ja pääse heti sen jälkeen.

11. (häikäilemättä) Peruuta tilaukset asioista, joita et lue

Risteilylläsi verkossa luultavasti kirjaudut kohtuulliseen osuuteen uutiskirjeitä ja syötteitä impulssista, josta menetät kiinnostukseni myöhemmin. Jos huomaat toistuvasti poistavan postin tilauksistasi, sinun on vain peruutettava tilaus välittömästi.

Hanki tämän artikkelin manifestiversio: [Manifesti] 11 vinkkiä tehokkaaseen sähköpostin hallintaan

Alkuperäinen artikkeli: 11 yksinkertaista vinkkiä tehokkaaseen sähköpostin hallintaan | Henkilökohtainen huippuosaaminen

Esitelty valokuvahyvitys: Liikenainen, joka piirtää sähköpostin kirjekuorta shutterstock.com-sivuston kautta